Soit honnête avec toi. À quelle fréquence faites-vous une seule chose à la fois?

Vérifiez-vous les courriels sur votre téléphone lors de réunions? Vous trouvez-vous soudainement en train de consulter Facebook et Twitter au lieu de rattraper votre retard?

Même maintenant, alors que je fais de mon mieux pour écrire cet article en accordant toute son attention à cette tâche, mon cerveau me supplie de consulter Facebook, d'actualiser ma boîte de réception, de consulter mes @mentions Twitter et de répondre au message texte que je ne souhaite pas vraiment. répondre quand même.

Comment votre cerveau fonctionne contre vous

Bien que certains aient la certitude qu'ils sont parfaitement compétents en multitâche, vous êtes plus susceptible de mener à bien une tâche si vous vous engagez à ne faire qu'une chose à la fois.

La focalisation n'est pas le seul problème, cependant - la difficulté à mener à bien les tâches à temps peut souvent être attribuée à une chose à laquelle presque tout le monde peut s'identifier: la procrastination.

Selon une étude de 10 ans récemment publiée par un professeur de la Haskayne School of Business, la distractibilité, l'aversion pour la tâche et l'impulsivité sont tous des prédicteurs majeurs de la procrastination.

Cela vous semble familier? Le coupable est un de tes amis proches - ça s'appelle Internet.

Ceux qui travaillent le plus souvent à un bureau et à l’ordinateur subissent constamment l’envie de fuir leurs tâches professionnelles et de fuir devant un monde coloré de vidéos YouTube, d’actualités en temps réel, de clubs sociaux et de toute autre activité procurer un bonheur instantané aux tâches négativement comparables qui demandent à être complétées.

Le problème, c’est que vous savez parfaitement qu’il serait plus avantageux de vérifier immédiatement cet élément de votre liste de choses à faire, mais vous ne commencez toujours pas.

Des secondes, des minutes et des heures s'écoulent jusqu'à ce que l'horloge sonne deux et que vous n'ayez pas encore terminé. Et ce n’est pas que du travail: les tâches ménagères, les courses et les projets annexes sont également touchés par ces habitudes peu recommandables.

Laura Shin de Lifehacker a récemment abordé ce sujet et prêché la logique qu'aucun d'entre nous ne veut entendre:

"... lorsque nous regardons les personnes qui sont capables de" faire plus "que nous, c'est souvent simplement parce qu'elles gèrent mieux leur temps. L'un de nos plus grands défis lorsqu'il s'agit de capitaliser sur le temps: nous ne savons pas vraiment comment nous le dépensons. "

L'approche en trois étapes pour être plus productif

Il ne suffit pas de décider de mieux gérer votre temps. Comme nous l’avons découvert, bon nombre d’entre nous sommes en mesure de reporter des tâches, y compris celle de gérer le temps plus efficacement.

La meilleure méthode pour gagner du temps plus efficacement peut être divisée en une approche à trois volets qui résout certains des problèmes associés au multitâche malsain et à la procrastination: gestion des tâches, concentration et utilisation réfléchie du temps.

Étape 1: Utilisez les listes de tâches de la bonne façon

Il existe d'innombrables conseils sur la "bonne" façon de créer et de gérer des listes de tâches. Ces systèmes - qui peuvent être aussi simples qu'un post-it, ou aussi complexes que la méthode "GTD" - ne sont jamais une solution miracle, mais beaucoup reposent souvent sur les mêmes principes:

Écris le. Être spécifique. Reconnaître (et parfois récompenser) le succès.

Le seul problème est que souvent, nous sommes tellement entraînés dans la composition de nos listes de tâches que même cette activité devient un moyen de procrastiner.

Wunderlist (Mac, iOS et Android) est une application de liste de tâches claire et bien conçue qui vous permet de réaliser tout ce qui précède, sans laisser de trace papier.

Lorsqu'une tâche est entrée, il vous sera également demandé d'inclure également des sous-tâches. Utilisez ces sous-tâches en tant qu'éléments d'action. Ainsi, par exemple, si votre élément principal est "rendre la maison impeccable", vos sous-éléments peuvent inclure "planchers de vadrouille", "feuilles de changement" et "rangez la vaisselle".

En décrivant l'action spécifique que vous devez accomplir pour exécuter une tâche, vous êtes beaucoup plus susceptible de le faire.

Lorsque vous terminez ces tâches subordonnées, cochez-les dans Wunderlist jusqu'à ce que vous puissiez enfin rayer la tâche principale. Une fois que tout est dit et fait, l'application archivera vos tâches à faire, vous permettant de reconnaître vos succès en un coup d'œil.

Étape 2: chronométrez chaque tâche

Combien de temps faut-il vraiment pour nettoyer votre boîte de réception le matin ou rédiger cette proposition? Si vous permettez aux éléments de la liste de tâches de concurrencer les distractions, vous perdez peut-être des heures en productivité.

Pour combattre ces habitudes, notez le temps que vous consacrez à chaque tâche. Cela créera juste assez de pression pour vous forcer à vous concentrer sur la tâche et vous permettra de juger de votre efficacité. Voici quelques moyens faciles et accessibles de suivre le temps passé:

• Gardez une feuille de calcul simple . Pour utiliser cette méthode, créez un tableau de base à deux colonnes dans Google Docs, Evernote ou même Excel. Ensuite, en utilisant le chronomètre intégré sur votre téléphone, enregistrez le temps qu'il vous faut pour terminer chaque tâche. Vous pouvez également créer un tableau à trois colonnes et consigner les heures de début et de fin.
• Utilisez une application comme Toggl. Cette application gratuite pour iOS, Android et votre bureau simplifie le processus de suivi du temps. L'interface est minimale, vous donnant les outils pour décrire l'activité et initier une minuterie. Lorsque vous avez terminé la tâche, arrêtez-la et elle sera ajoutée au journal.
• Le tout-en-un: RescueTime. Cette application de bureau et mobile robuste élimine une grande partie du travail manuel, en suivant et en enregistrant automatiquement la façon dont vous passez votre temps. Le service, qui a des versions payantes et gratuites, va même jusqu'à vous permettre de bloquer les sites Web gênants pendant que vous vous attaquez à un projet important.

Étape 3: incitez votre cerveau à se concentrer

À maintes reprises, la science a montré que même si les bruits de votre lieu de travail ne vous intéressent pas, ces sons ambiants sont des facteurs de stress chroniques au fil du temps. Le bavardage, le grignotage et la frappe peuvent tous avoir un impact négatif sur votre capacité à être productif et à vous concentrer sur une tâche.

C'est là qu'une application comme White Noise (Android, iOS) entre en jeu. En remplissant vos oreilles de bruits ambiants (tels que le bruit rose, le bruit blanc ou même le son de l'eau qui coule), les autres bruits sont atténués, vous permettant de vous concentrer tâche.

Il est intéressant de noter que la société de logiciels Autodesk a expérimenté l’émission de bruit rose par les haut-parleurs de ses bureaux. Bien que l'on ne sache pas si la productivité a augmenté, les conversations au bureau étaient beaucoup plus apparentes lorsque le bruit rose était temporairement désactivé.

Essayez donc ceci: chaque fois que vous commencez une tâche, accordez-vous au bruit ambiant à l'aide d'une application comme White Noise ou d'un site Web tel que SimplyNoise.com. Ensuite, lorsque vous avez terminé la tâche, coupez le son.

Non seulement vous récolterez les avantages de supprimer les bruits de bureau, mais le bruit rose signalera votre cerveau, lui indiquant qu'il est temps d'être productif.

Maintenant c'est ton tour

N’est en aucun cas une formule ou un système magique qui promet de résoudre tous vos problèmes de gestion du temps. Mais une combinaison ou une adaptation des suggestions ci-dessus devrait sérieusement améliorer votre productivité. Expérimentez avec différentes méthodes et n'ayez pas peur d'essayer quelque chose de nouveau - ne perdez pas trop de temps dessus.

Avez-vous des bonnes pratiques pour maximiser votre productivité? Partagez vos méthodes dans les commentaires.