Peu de gens utilisent un seul ordinateur. En fait, la plupart d’entre nous sautons de machine en machine au cours d’une journée de travail.

Le meilleur moyen de vous assurer que vous pouvez accéder à vos fichiers importants depuis l’une des différentes machines de votre vie numérique est de les stocker en ligne. Si vous utilisez Google Docs comme référentiel de fichiers en ligne, ces conseils vous aideront à raccourcir votre journée de travail.

Envoyez une copie compressée de tous vos fichiers Google Documents sur votre disque dur.

La plupart des utilisateurs de PC sauvegardent leurs fichiers importants en les copiant sur un disque optique ou un périphérique de stockage USB, ou en les téléchargeant sur un service de stockage en ligne. Désormais, les sauvegardes en ligne fonctionnent également dans l'autre sens.

Pour télécharger tous vos documents, feuilles de calcul, présentations et autres fichiers Google Documents sur votre PC dans un seul fichier zippé, sélectionnez un fichier, puis cliquez sur Plus> Télécharger. Choisissez "Tous les éléments" et cochez un type de fichier ou "Ne pas télécharger (ignorer)" dans les menus déroulants de chaque catégorie de fichier. Vous pouvez également modifier tous les formats en MS Office, Open Office ou PDF.

Il a fallu moins d’une minute pour compresser et télécharger 300 fichiers - principalement des documents Word et des feuilles de calcul Excel - dans un fichier ZIP de 68 Mo. Si vous préférez ne pas attendre la fin du téléchargement, cliquez sur "Envoyer un e-mail lorsque vous êtes prêt" pour que Google vous envoie un lien lorsque le fichier est disponible pour le téléchargement.

Utiliser Google Docs à correction automatique pour enregistrer les saisies

L'éditeur de texte Google Documents suggère des corrections pour les mots mal orthographiés: cliquez dessus avec le bouton droit de la souris ou en maintenant la touche Commande enfoncée, choisissez "Toujours corriger pour" et sélectionnez l'orthographe correcte parmi les termes proposés.

Vous pouvez également créer des raccourcis pour le texte saisi couramment, tels que votre nom, votre titre, votre employeur ou tout autre terme standard récurrent. Pour ce faire, cliquez sur Outils> Préférences, entrez les touches de raccourci dans la zone Remplacer et le texte de votre choix dans la zone Avec. Maintenant, lorsque vous entrez cette chaîne de texte suivie d'un espace, le passe-partout plus long apparaît.

Pour empêcher Google Docs de créer automatiquement des fractions, des ellipses, des symboles de copyright et de marque ainsi que d'autres caractères spéciaux, décochez l'option dans la liste Préférences ou cliquez sur le x à droite pour supprimer l'élément.

Raccourcis clavier spécialement conçus pour Google Docs

La plupart d'entre nous se souviennent d'une douzaine de raccourcis clavier que nous utilisons régulièrement. Dans un article de 2008, je décris comment créer un fichier texte répertoriant des dizaines de combinaisons de touches. Le seul raccourci clavier à retenir est celui que vous avez attribué pour ouvrir ce fichier.

Pour ouvrir la version Google Documents de cette aide-mémoire pour raccourcis clavier, appuyez sur les touches Ctrl (ou Commande sur un Mac) et / (barre oblique). Vous pouvez également ajouter ces cinq combinaisons de touches Google Docs à votre liste de raccourcis principaux:

Ctrl-Maj-C : Afficher un nombre de mots

Ctrl-Maj-Y : Voir la définition du mot sélectionné

Ctrl-; (point-virgule): passe au mot mal orthographié suivant

Alt-Shift-F : accéder à la barre de menus

Ctrl- \ (barre oblique inverse): Effacer le formatage

Conseil bonus: pour optimiser l'affichage dans Google Documents, entrez Ctrl-Maj-F pour activer l'affichage en plein écran. Cliquez sur Afficher> Plein écran pour masquer les contrôles. Appuyez sur Echap pour afficher les contrôles, puis à nouveau sur Ctrl-Maj-F pour revenir à la vue normale.

Rendre les fichiers accessibles à tous ou seulement aux invités

Tous les fichiers que vous stockez sur Google Documents sont privés par défaut. Pour partager un fichier, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Partager. Dans ce menu, vous pouvez envoyer le fichier sous forme de pièce jointe à un e-mail, envoyer un e-mail aux collaborateurs de votre choix ou choisir à nouveau Partager pour ouvrir la boîte de dialogue "Paramètres de partage".

Cliquez sur Modifier sous "Qui a accès" pour rendre le fichier public (accessible à quiconque sur le Web) ou accessible à quiconque ayant un lien vers le fichier. Ces deux options ne nécessitent aucune connexion et vous pouvez indiquer si les utilisateurs peuvent également modifier le fichier.

Vous pouvez également garder le fichier privé mais le partager avec les personnes que vous désignez. Ce paramètre nécessite que les collaborateurs se connectent pour accéder au fichier. Cliquez dans la zone de texte "Ajouter des personnes" et entrez une adresse électronique ou sélectionnez des entrées dans votre liste de contacts.

Par défaut, les personnes avec lesquelles vous partagez des informations peuvent également modifier le fichier. Cliquez sur "Peut modifier" à droite pour les limiter à des commentaires ou à la visualisation du document. Vous pouvez également coller le contenu du fichier dans le message et vous en envoyer une copie.