Organiser un rendez-vous avec des amis ou des collègues peut être fastidieux.

Avec autant d'horaires à adapter et peu d'indications sur le moment où les participants sont disponibles, trouver le créneau horaire doré implique souvent un fil de discussion long, apparemment interminable.

C'est là que Doodle entre en jeu. Le service gratuit allège le stress de votre planification en vous permettant de créer un sondage de plusieurs dates et heures proposées. Ensuite, chaque participant indique sa disponibilité et trouve un temps d’échange. Simple, non?

Bien que le service ne soit pas nouveau, je continue à le présenter à mes collègues et je m'émerveille de la manière dont leur attitude change face à la planification d'événements. Personnellement, Doodle m'a aidé à coordonner les horaires d'événements occasionnels (comme aller au cinéma) et de réunions en dehors du travail.

Créer un sondage d’événement est simple, mais voici quelques conseils pour vous aider.

• Pour commencer, rendez-vous sur Doodle.com et cliquez sur "Planifier un événement". Vous serez invité à donner à l'événement une heure, un lieu et une description. Entrez votre nom, votre adresse électronique (je vous recommande de le faire), puis cliquez sur Suivant.

• Maintenant, cliquez sur les dates de réunions possibles et cliquez sur Suivant. Sur la page suivante, il vous sera demandé de proposer des horaires pour chaque date. Les heures doivent refléter une durée du type "13 h à 14 h"

• Si les heures sont les mêmes pour chaque date, cliquez sur "Copier et coller la première ligne" (en bas). Vous pouvez également supprimer des dates en cliquant sur l'icône de la corbeille située à gauche d'une ligne. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.

• Lors de la dernière étape de la configuration, cliquez sur Paramètres pour afficher quelques options, telles que le masquage des informations relatives aux participants et le fait de limiter les participants à une seule option. La dernière case à cocher "Limiter le nombre de participants par option" est utile lors de la planification de plusieurs sessions pour un événement.

• Vous êtes maintenant prêt à distribuer le sondage aux participants. Cliquez sur Terminer, copiez le lien de participation et envoyez-le aux invités. Conservez le "lien Administration" en sécurité - vous l'utiliserez pour modifier le sondage ou le fermera une fois que vous aurez trouvé le bon créneau horaire.

Si vous avez fourni votre adresse électronique lors de la première étape, vous recevrez des notifications lorsque les participants laissent un commentaire ou soumettent leur disponibilité. Lorsque les participants vérifient leurs heures préférées, ces créneaux seront surlignés en vert, ce qui vous aidera à trier les propositions.

Une fois toutes les disponibilités soumises, Doodle vous indiquera quelle heure est la meilleure pour chacun en indiquant la date et l'heure les plus agréables.

Vous pouvez maintenant vous concentrer sur des choses plus importantes, telles que la planification de l'événement. Vous êtes les bienvenus.