Avec la technologie de plus en plus liée à tous les aspects de l'entreprise, CNET @ Work peut vous aider à démarrer - que vous soyez un particulier dans une petite entreprise de moins de cinq employés.

Bien que chaque petite entreprise soit différente, il existe un certain ensemble d'applications dont presque toutes les petites entreprises ont besoin.

Ces applications sont généralement regroupées dans des "suites" bureautiques et comprennent un courrier électronique, un calendrier, un traitement de texte et un tableur. Ils viennent parfois avec d'autres outils, comme un gestionnaire de présentation, une base de données ou un gestionnaire de formulaires, etc. Une de ces suites bureautiques est Microsoft Office, qui est maintenant vendu principalement sous le nom Office 365. Une autre solution est la suite G de Google.

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Pendant des années, le marché des suites bureautiques a été dominé par Microsoft sous la forme de sa suite de produits Microsoft Office. Avant de devenir un monde mobile et centré sur le Web, les utilisateurs devaient installer les applications sur leurs ordinateurs individuels, soit en insérant un CD-ROM (de retour dans la journée), un DVD (de retour dans la journée), ou en téléchargeant et en téléchargeant lancer un installateur.

Il ne faisait aucun doute que les applications bureautiques de Microsoft étaient puissantes et capables, mais elles étaient excessives pour de nombreux utilisateurs, complexes, et constituaient un défi permanent en termes de maintenance et de gestion des licences.

Microsoft Office est toujours là. En fait, c'est l'un des produits les plus réussis de l'histoire. Il a été lancé en tant qu'ensemble en 1990, mais ses applications principales, telles que Word et Excel, ont été lancées il y a 35 ans en 1983.

Pourquoi est-ce que je parle d'Office quand il s'agit d'un article de G Suite? Office est le gorille de 800 livres dans cet espace. Pour comprendre où G Suite convient à votre entreprise, il est utile d’avoir une perspective d’Office.

La plupart des petites entreprises choisiront généralement Office 365 ou G Suite. J'utilise les deux parce qu'ils sont tous les deux assez bon marché aux tarifs des petites entreprises. J'ai différents projets clients qui nécessitent des outils différents et les fonctionnalités préférées que j'utilise des deux produits.

Je fais régulièrement des présentations énormes, souvent avec 60 à 70 diapositives ou plus, et celles de la version de bureau de PowerPoint. Le logiciel de diffusion sur le Web que nous utilisons uniquement ingère des diapositives PowerPoint et j'ai 20 ans de mémoire musculaire à les faire.

Mais j'utilise aussi G Suite.

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G Suite a les applications bureautiques standard

J'utilise Gmail comme principal outil de communication et j'y vis constamment. En 2014, je suis passé de l'ordinateur de bureau à Gmail et je ne l'ai pas regretté depuis un moment.

Pour moi, le cœur de G Suite est Gmail. Les trois principaux avantages sont qu'il est disponible partout, je n'ai pas à me soucier de l'emplacement de mon fichier courrier (ce qui posait un problème à l'époque d'Outlook), et la facilité de recherche est excellente.

J’ai reçu 18 Go d’e-mails remontant à 1997. Lorsque je suis passé à Gmail, j’ai transféré tous mes messages Outlook dans mon magasin de messagerie Gmail. Ainsi, même si je ne suis sur Gmail que depuis 2014, je peux parcourir l’ensemble de mon historique de messagerie datant de 21 ans, en une seconde environ.

Puisque je sais que certains d'entre vous vont demander, j'ai utilisé un service appelé YippieMove (sérieusement, c'est leur nom). Cela a pris environ une semaine, mais tous mes messages ont été parfaitement transférés de mon compte Office 365 à Gmail.

Au-delà de Gmail, voici les applications standard fournies avec G Suite:

• Calendrier: étant donné que Calendar gère si bien plusieurs calendriers, c'est l'outil par excellence pour bloquer le temps imparti aux projets.

• Docs: traitement de texte de la suite G

• Feuilles: un tableur

• Slides: un package de présentation de base

• Keep: un excellent petit outil de prise de notes

• Sites: un constructeur de site web

• Les formes: un outil pour créer des formes rapides mais étonnamment puissantes

• Hangouts: un outil de discussion un peu comme Slack

• Hangouts Meet: vidéoconférences de hangouts

Pour être honnête, ces applications professionnelles de base G Suite sont ce que j'appellerais "assez bon". Pour la plupart des utilisateurs, pour la plupart des applications, Docs, Sheets et le reste sont excellents.

Cela dit, si vous êtes un utilisateur expérimenté de tableurs expérimentés modélisant des calculs mathématiques de haut niveau, vous avez probablement besoin du bureau Excel. Si vous écrivez un livre devant fonctionner avec un système de production, vous souhaiterez peut-être Microsoft Word ou un package de publication assistée par ordinateur traditionnel. Comme je l'ai mentionné, je produis des présentations géantes, donc la version de bureau de Microsoft PowerPoint est le seul moyen pour moi d'y aller.

Cependant, la grande majorité des utilisateurs ne sont pas des utilisateurs expérimentés ayant des besoins très spécifiques, profonds et de cas extrêmes.

La simplicité de G Suite a un fort attrait. Nick Leffler, propriétaire de la société californienne Exprance, spécialisée dans le marketing numérique, explique: «J'utilise G Suite depuis de nombreuses années et cela a été formidable à chaque étape du processus. Plutôt que de proposer des fonctionnalités inutiles qui compliquent les choses ( comme Office 365), il est propre et simple. "

Nick a choisi G Suite parce que "C’est un terrain familier pour la plupart des gens, donc il n’ya pas d’apprentissage à faire, il reste simplement à l’écart et fait le travail."

Pourquoi devriez-vous payer pour G Suite lorsque les applications de Google sont gratuites?

La plupart des gens savent que Gmail et les différentes applications Google telles que Docs et Sheets sont disponibles gratuitement. Pourquoi alors les payerait-il sous forme de G Suite?

G Suite est conçu pour fournir une variété de fonctions et de capacités professionnelles. J'aborderai plus tard la plupart de ces fonctionnalités, mais voici un résumé des raisons pour lesquelles vous pouvez acheter un abonnement G Suite plutôt que d'utiliser les versions grand public de ses applications:

• G Suite offre des fonctionnalités de gestion des utilisateurs et d'administration pour plusieurs utilisateurs.

• G Suite ajoute des fonctionnalités de collaboration sécurisées et privées très intéressantes.

• G Suite vous permet d'augmenter considérablement votre espace de stockage.

• G Suite propose différents niveaux d'audit électronique et de découverte électronique de l'entreprise.

• G Suite vous permet d'utiliser votre propre domaine de messagerie.

• G Suite vous permet de composer un numéro et d’avoir une personne de soutien réelle, utile et humaine.

Certaines d'entre elles sont incroyablement utiles. Personnellement, j'apprécie le stockage ajouté, le domaine de messagerie personnalisé et l'assistance. Les fonctionnalités dont votre entreprise bénéficiera dépendront de vos besoins.

J'ai interrogé les médias sociaux et demandé à certaines personnes comment elles utilisaient G Suite. Samantha Avneri est directrice du marketing chez Regpack, une société de logiciels d’enregistrement en ligne comptant moins de 30 employés.

Elle m'a dit: "Dans notre entreprise, nous utilisons beaucoup les outils G Suite pour mener à bien nos tâches et conserver les documents de collaboration au même endroit, facilement modifiables et faciles à rechercher." Elle a ensuite ajouté: "Docs est une aide précieuse pour mes projets de marketing de contenu et Sheets est le seul moyen de téléverser, de modifier et de partager des rapports, des budgets, etc.".

Anita Williams Weinberg est directrice et directrice de la création chez VerbStudios, une agence de création basée à Seattle. Anita m'a confié: «Mon équipe utilise beaucoup les produits G Suite, car nous travaillons souvent avec de nombreuses startups. Beaucoup d'entre elles démarrent des sociétés comme Blockchain, AI ou IoT. La solution de Google est donc extrêmement rentable pour elles."

En parlant d’économie, parlons des prix.

La tarification de G Suite est claire et compréhensible

La tarification Office 365 peut être source de confusion - confusion au niveau Microsoft. Il existe un si grand nombre d'abonnements Office différents (que vous soyez un particulier, une petite entreprise, une entreprise ou si vous disposez d'un système de licence Windows d'entreprise ou d'un plan Azure existant), il est presque impossible de décrire toutes les options dans un seul logiciel. article.

En revanche, G Suite a trois plans: Basic, Business et Enterprise. Voici un résumé rapide:

• Le prix de base est de 5 $ par mois et par utilisateur. Vous obtenez toutes les applications 30 Go de stockage par utilisateur.

• Les affaires coûtent 10 dollars par mois et par utilisateur. Vous obtenez 1 To de stockage par utilisateur. Si vous avez cinq utilisateurs ou plus, vous obtenez un stockage illimité. Je parlerai plus à ce sujet ci-dessous. Il ajoute également une fonctionnalité de découverte électronique.

• Enterprise coûte 25 dollars par mois et par utilisateur. Les plans d'entreprise contiennent tout le plan d'entreprise, ainsi que de nombreux outils d'administration et de gestion au niveau de l'entreprise.

C'est l'une des choses que j'aime vraiment chez G Suite. C'est clair et compréhensible.

G Suite est en ligne et ne nécessite aucune installation

Office 365 est un produit intéressant car hybride. Lorsque vous achetez un abonnement Office, vous avez accès aux versions complètes téléchargeables des applications principales d'Office (les applications que vous obtenez dépendent de l'abonnement), ainsi qu'à des versions plus limitées des applications pour mobile et Web.

G Suite, c’est ce que nous appelons une application SaaS, Software as a Service. Vous vous abonnez à G Suite plutôt que de l'acheter. Contrairement aux logiciels installés à l'ancienne, tels que les applications Office essentielles, vous n'installez pas G Suite sur votre ordinateur. Au lieu de cela, vous vous connectez simplement à votre compte G Suite (comme si vous vous connectiez à Gmail).

Certaines applications mobiles que vous pouvez installer sur votre téléphone et un mode hors connexion vous permettent de travailler sur des projets dans G Suite sans être connecté à Internet. C'est utile si vous voyagez. Bien que, personnellement, lorsque je perds ma connexion Internet, je reste assis là et gémis pitoyablement jusqu'à ce que les données reprennent leur cours.

Candy Bellau est propriétaire de Kramerica Business Solutions LLC, un fournisseur de services de comptabilité et de services aux entreprises situé à Metairie, en Louisiane, juste à l'extérieur de la Nouvelle-Orléans. Elle m'a dit: "J'aime G Suite, tout est lié, e-mail, agenda, photos, lecteur, feuilles. Tout y est. Je peux accéder à tout ce dont j'ai besoin depuis mon ordinateur portable, mon téléphone ou n'importe quel ordinateur. Tout ce que je dois faire est login. Pour mes affaires et ma vie, cela rend les choses tellement plus faciles. "

G Suite Gmail, Agenda et votre propre domaine de messagerie

L'un des avantages de G Suite est qu'il vous permet de configurer votre propre domaine personnel en tant que serveur de messagerie. Cela signifie que vous pouvez avoir des adresses électroniques avec des adresses plus uniques que [email protected]. Au lieu de cela, vous pouvez obtenir et envoyer un courrier électronique sous votre nom [email protected].

Maintenant, Gmail grand public vous permet également de recevoir et d’envoyer des messages à partir d’un domaine personnalisé. La différence est que pour le faire (en particulier pour l'envoi), vous avez besoin d'un autre serveur de messagerie qui héberge ce domaine. G Suite gère l'hébergement du domaine, ce qui réduit énormément les complications.

Je compte absolument sur Google Agenda pour gérer tous mes projets et échéances. J'écris actuellement cet article dans Google Documents (bien que j'utilise également Word - cela dépend principalement de ce qui fonctionne le mieux pour mes clients). J'utilise Hangouts pour communiquer avec mes équipes de travail. Et j'ai des téraoctets de données sauvegardées sur Google Drive.

G Suite fournit une collaboration très facile

G Suite comprend également Google+, le réseau social également géré par Google. Ce qui rend Google+ intéressant dans le contexte de G Suite, c’est que vous pouvez créer votre propre réseau social privé et sécurisé. Ainsi, bien que Google+ en tant que concurrent de Facebook puisse ne pas avoir acquis une emprise considérable, l'utilisation des fonctionnalités de Google+ au sein de votre propre entreprise, en privé, pourrait s'avérer très utile.

Je n'utilise pas beaucoup Google+, mais j'utilise la collaboration basée sur les applications G Suite. En termes simples, vous pouvez ouvrir une feuille de calcul ou un document de traitement de texte sur votre écran et le partager avec autant de membres de votre équipe que vous le souhaitez. Chacun peut l'éditer et les modifications apparaissent lors de la frappe.

Mes équipes l'utilisent fréquemment lors de réunions téléphoniques en gardant parfois deux ou trois documents ouverts et à l'écran à la fois. Les membres de l'équipe peuvent ajouter leurs propres notes, modifier des cellules de feuille de calcul ou modifier du texte. J'écrirai souvent des titres directement lors de l'appel, puis je le pointerai pour que les clients puissent faire évoluer les choses. C'est un énorme gain de temps.

Shawn Breyer dirige le service d’achat de maison Breyer Home Buyers, basé à Atlanta. Consultez leur page Web, car ils ont un modèle commercial intéressant sur le marché de la vente à domicile. Shawn m'a dit: "Nous sommes en mesure d'accélérer notre production avec les fonctions de collaboration de G Suite. Je peux avoir cinq personnes qui travaillent simultanément sur le même fichier Google Sheets."

Pour être juste, les versions en ligne des applications principales de Microsoft permettent également une excellente collaboration, mais cela ne diminue en rien la puissance de G Suite en matière de collaboration. Je trouve que G Suite est beaucoup plus facile à installer, à accéder et à entrer.

Les applications Google sont également beaucoup plus courantes pour une utilisation en collaboration. Sur des centaines (voire des milliers) de réunions téléphoniques dans lesquelles nous avons partagé des documents en direct, je pense que la seule utilisation des applications en ligne d'Office 365 a eu lieu lorsque le client était Microsoft.

Google Drive stocke tous vos documents dans le cloud

Google Drive est un concurrent direct de Dropbox, de OneDrive, Box et autres services similaires de Microsoft.

Comme pour les autres applications G Suite, il existe une version grand public et individuelle de Google Drive et une version intégrée à G Suite. Contrairement aux autres applications Google grand public, les utilisateurs doivent payer Google Drive de toute façon - et la version individuelle peut coûter beaucoup plus cher qu'un abonnement à G Suite.

Regardons d'abord la version consommateur. À compter d’aujourd’hui (la tarification des services de stockage varie beaucoup, elle pourrait donc être modifiée au moment où vous le lirez), les consommateurs bénéficient de 15 Go de stockage gratuit. Si vous utilisez Gmail grand public, tous vos messages sont stockés dans cet espace de stockage, à l'instar des fichiers de vos applications. Google autorise également le stockage gratuit de photos, car la version grand public de Google Drive est la sauvegarde de nombreux téléphones Android.

Après ces 15 Go, le prix du stockage (là encore, dans la version non-G Suite de Google Drive) est le suivant:

• Jusqu'à 100 Go: 1, 99 $ / mois

• Jusqu'à 1 To: 9, 99 $ / mois

• Jusqu'à 10 To: 99, 99 $ / mois

• Jusqu'à 20 To: 199, 99 $ / mois

• Jusqu'à 30 To: 299, 99 $ / mois

Comme vous pouvez le constater, cela s’ajoute.

Comparer ces prix à ceux de G Suite prendra un peu de réflexion, mais travaillez avec moi pendant une minute. Pour G Suite, Google propose deux modèles de tarification: une allocation de stockage par utilisateur et un stockage totalement illimité.

Les sièges G Suite bon marché disposent d'un espace de stockage par utilisateur. Le plan de base fournit 30 Go de stockage en nuage (avec toutes les autres fonctionnalités de G Suite décrites ci-dessus) pour 5 $ / mois. Si vous ne vouliez que du stockage, la version grand public à 1, 99 USD / mois avec 100 Go est une meilleure affaire.

C'est le plan d'affaires où les choses commencent à devenir intéressantes. Si votre plan d'affaires comporte moins de cinq utilisateurs, vous paierez 10 USD par mois et vous obtiendrez 1 To de stockage par utilisateur. C'est essentiellement la même affaire que le service consommateur.

Mais lorsque vous avez cinq utilisateurs ou plus (sur le plan Business ou Enterprise), vous avez tout à coup un stockage illimité. C'est grand.

Auparavant, bon nombre des sociétés de stockage sur le cloud offraient un stockage illimité, mais elles retirent une à une ces offres. Maintenant, la seule société que j'ai trouvée qui offre un stockage illimité à un prix que les petites entreprises peuvent absorber est Google.

J'ai quelque chose comme 13 To sur mon disque Google Drive dans le nuage. J'en aurais plus, mais depuis que je suis passé à Google Drive, la vitesse de chargement de Comcast est si lente que je n'ai réussi à obtenir que 13 To. J'ai beaucoup plus à faire. J'utilise Google Drive comme service de sauvegarde sur le cloud, tout en conservant des copies vivantes de tous mes documents. (Plus à ce sujet dans un peu.)

Si j'essayais de stocker ces 13 To en utilisant le modèle de prix consommateur de Google Drive, je paierais presque deux cents dollars par mois et tout ce stockage serait uniquement lié à mon compte. Ma petite entreprise comprend ma femme et elle ne pourrait pas partager facilement cet espace de stockage.

D'autre part, j'ai acheté un abonnement pour cinq utilisateurs dans le plan d'affaires de Google G Suite. Chaque utilisateur coûte 10 $ / mois. En tant que tel, je paie cinquante dollars par mois pour un stockage illimité, au lieu de deux cents dollars par mois pour un stockage avec un plafond de 20 To.

C'est un peu bizarre, car je n'ai que deux utilisateurs réels, mais en payant 50 dollars par mois, les vastes ressources de stockage de Google s'ouvrent complètement. Je sais aussi que je peux facilement ajouter jusqu'à trois travailleurs supplémentaires à des projets sans augmenter mes dépenses mensuelles en G Suite.

Évidemment, si vous n'avez pas besoin de stocker ou de sauvegarder des téraoctets, vous n'aurez peut-être pas besoin de ce service. Mais gardez à l'esprit que des projets tels que les productions vidéo 4K consomment très, très rapidement, le stockage. Pour moi, c'est une partie essentielle de mon architecture de stockage.

Ma seule crainte (et c'est raisonnable compte tenu des antécédents de Google en matière de destruction de produits) est qu'un jour, Google modifiera sa politique de stockage illimité à la manière d'Amazon. Ma seule source d’espoir est qu’au lieu de payer 60 dollars par an, ce que paye Amazon, Google demande un minimum de 50 dollars par mois. Étant donné que les coûts de stockage diminuent constamment (en particulier pour Google qui achète du stockage en morceaux de la taille d'une planète), cela pourrait être suffisant pour poursuivre le programme.

Recherche en texte intégral (même dans les images)

Je terminerai mon aperçu de G Suite par l’une de mes fonctionnalités préférées. Maintenant que je stocke la plupart de mes documents et fichiers dans le cloud sur Google Drive, je peux accéder à la recherche légendaire de Google sur mes documents.

C’est énorme, car Google Drive ne fait pas que rechercher du texte dans des documents texte. Il enregistre tout, donc même si vous prenez une photo d'une enseigne et que tout ce que vous avez dans ce fichier est en pixels, Google Drive la trouvera.

Entre Gmail pour tout mon courrier depuis 1997 et Google Drive (qui regroupe tous mes documents restreints non gouvernementaux et non liés à la FERPA), je peux rechercher à peu près tout ce que j'ai déjà écrit, téléchargé, numérisé ou photographié - dans tous mes documents. documents de l'entreprise.

Une chose à noter à ce sujet: La recherche dans Google Drive de G Suite respecte les droits d’accès. Étant donné que je suis le principal utilisateur de ma petite entreprise, j'ai accès à tout ce qui se trouve dans mes fichiers. Mais les autres employés ou partenaires ne peuvent voir que ce qui leur est ouvert grâce aux contrôles de gestion et d’accès considérables de G Suite.

Devez-vous obtenir G Suite?

Comme pour presque tous les achats, la décision d’acquérir une habitude dépend toujours de vos besoins particuliers. Cela dit, les prix de G Suite sont abordables pour presque toutes les petites entreprises et les avantages sont considérables.

Suis-je concerné par le fait que Google peut voir tout ce que je fais? Ouais. Vers un point. Mais comme presque toutes les organisations avec lesquelles je travaille (y compris les agences gouvernementales) utilisent également les produits et services de Google, je suppose que Google verra mon contenu d'une manière ou d'une autre. Tant que Google mettra tout en œuvre pour se protéger des brèches - et elles seront mieux placées pour le faire que je ne le serai jamais - je ne crains pas trop que mes documents fassent partie du grand index In Le ciel.