Deux fois au cours du dernier mois, j'ai dû renouer connaissance avec Microsoft Office car une entreprise avec laquelle je travaillais avait besoin d'un véritable fichier Office. Les deux expériences m'ont fait apprécier à nouveau les applications simples et simples de Google Drive.

Oui, il existe des tâches que le traitement de texte, le tableur et le programme de présentation de Google Drive ne gèrent pas bien, voire pas du tout, mais pour 99, 9% des fichiers sur lesquels je travaille, Google Drive convient parfaitement. Voici cinq méthodes d'utilisation de Google Drive pour gagner des minutes de votre journée de travail.

Raccourci clavier ouvre une liste de raccourcis clavier

Après quelques décennies d’utilisation de l’ordinateur, ma capacité de mémoire pour les raccourcis clavier peut avoir atteint sa limite. Néanmoins, il n’existe pas de meilleur moyen de travailler plus rapidement que d’éviter la souris au profit de combinaisons de touches pour les opérations courantes.

Google Drive propose une multitude de raccourcis clavier spécialisés, dont Ed Rhee, de CNET, décrit pour la plupart dans un article publié en avril dernier.

Pour nous, types ayant des problèmes de mémoire, le dernier raccourci de la liste est le plus important: tapez un point d'interrogation (ou Maj + /) pour ouvrir une fenêtre répertoriant toutes les combinaisons de touches de Google Drive. (La liste des raccourcis peut également être ouverte en cliquant sur l'option "Raccourcis clavier" dans le menu déroulant Paramètres (icône représentant un engrenage) dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale.)

Notez qu'en février, Ed avait fourni une liste de raccourcis clavier Gmail, auxquels vous pouvez également accéder à partir de la fenêtre principale de Gmail en tapant un point d'interrogation.

Le texte de l'e-mail devient un fichier Google Documents.

Dans un article de mai dernier, j’ai décrit l’extension gratuite «Pièces jointes au lecteur» de Josh Sullivan pour Google Chrome qui ajoute l’option «Enregistrer sur le lecteur» aux messages contenant des pièces jointes.

Malheureusement, il n’existe aucun moyen de sauvegarder le message lui-même sur Google Drive dans un format modifiable. (Vous pouvez ouvrir le message et choisir Fichier> Enregistrer la page sous> Google Drive, mais le fichier HTML ou "archive Web" résultant ne peut pas être modifié en tant que document texte dans Google Drive.)

L'extension gratuite Mail2Drive pour Google Drive vous fournit une adresse e-mail unique que vous pouvez utiliser pour convertir le texte du message en fichier Google Docs en texte brut.

Après avoir installé l'extension et vous être connecté à votre compte Google Drive, visitez la page Mail2Drive, puis cliquez sur Lancer l'application pour ouvrir l'écran de bienvenue du programme. Choisissez "Cliquez ici pour commencer" pour générer l'adresse e-mail.

Pour éviter de devoir copier et coller l'adresse Mail2Text chaque fois que je voulais convertir un message en fichier Google Documents, j'ai créé un contact Mail2Text dans Gmail. Cela me permet de transférer le message et de commencer à taper "mail2text" dans le champ À: pour entrer l'adresse Mail2Text.

Les premiers fois où j'ai transféré des messages de cette manière, ceux-ci ne sont jamais parvenus à Google Drive. Vous devez supprimer le préfixe "Mail2Drive" de l'adresse dans le champ "À:" pour que le message soit transféré dans votre magasin Google Drive. En outre, vous devrez peut-être exporter le fichier résultant vers Google Documents avant de pouvoir le modifier.

Une autre limitation de Mail2Drive réside dans le fait que les fichiers créés par l'extension sont placés dans des dossiers sous la liste principale My Drive. Vous ne pouvez pas spécifier un autre emplacement lorsque vous envoyez le message à Google Drive.

Bien sûr, vous pouvez réorganiser les fichiers et les dossiers en les sélectionnant, puis en sélectionnant l’icône du dossier pour ouvrir la fenêtre Organiser de Google Drive.

Limiter la synchronisation de Google Drive à des dossiers spécifiques

La fonctionnalité Google Drive sur laquelle je me sers maintenant est la possibilité de disposer automatiquement des versions les plus récentes de tous mes fichiers sur tous mes ordinateurs et appareils, que je sois ou non actuellement en ligne. Ce niveau de duplication de fichier peut cependant rapidement prendre une grosse part du temps sur les disques durs des machines.

Pour économiser de l'espace sur un PC particulier, limitez le nombre de dossiers de Google Drive synchronisés avec le système. Cliquez sur l'icône Google Drive dans la barre des tâches et choisissez Préférences. Cochez "Ne synchroniser que certains dossiers sur cet ordinateur", choisissez les dossiers que vous souhaitez synchroniser dans la fenêtre des options de synchronisation, puis cliquez sur "Appliquer les modifications".

Comme l'indique la boîte de dialogue Préférences, les fichiers qui ne figurent pas dans un dossier Google Drive seront toujours synchronisés. Pour désactiver la synchronisation de tous les fichiers, décochez l'option "Synchroniser les fichiers Google Documents" qui apparaît sous la fenêtre du dossier.

Économisez de l'espace de stockage en supprimant les versions de fichiers inutiles

Google Drive conserve toutes les versions de vos fichiers pendant 30 jours ou jusqu'à 100 révisions. Selon le type et la taille des fichiers que vous stockez, les versions peuvent occuper une grande partie de votre stockage disponible.

Pour empêcher Google Drive de supprimer les versions précédentes d'un fichier, sélectionnez-le, puis cliquez sur Plus> Gérer les révisions. (Notez que cette option n'est pas disponible pour les fichiers n'ayant pas plusieurs versions.) Cochez l'option du fichier sous "Ne pas supprimer automatiquement".

Créez une archive unique pour toutes vos données Google

Plusieurs add-ons promettent de sauvegarder vos fichiers Google Drive, mais le service d'archivage Google Takeout peut répondre à vos besoins en matière de sauvegarde sans devoir télécharger et installer un autre programme.

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Commencez par vous connecter à votre compte Google et en ouvrant la page Plats à emporter. Outre vos fichiers Google Drive, vous pouvez archiver toutes les données de Google+, de vos cercles, de vos contacts, de votre profil, de vos images Picasa, de Google Voice et d'autres services Google.

Pour tout archiver, cliquez sur le bouton Créer une archive sous l'onglet "Toutes vos données" ou, pour être plus sélectif, cliquez sur "Choisir des services" et choisissez ceux que vous souhaitez sauvegarder avant de cliquer sur Créer une archive.

Il n'a fallu que quelques minutes pour préparer l'archive ZIP d'environ 150 Mo de données Google, dont la majeure partie était composée de fichiers Google Drive. Cliquez sur le bouton Télécharger pour commencer le téléchargement.

Une fois le téléchargement terminé, décompressez simplement le fichier pour afficher vos données dans le dossier respectif de chaque application. Je souhaite seulement que les archives incluent mon historique de recherche et de navigation. Il se peut que je sache autant sur moi que Google en sait sur moi.