Avec la technologie de plus en plus liée à tous les aspects de l'entreprise, CNET @ Work peut vous aider, des prosommateurs aux petites entreprises de moins de cinq employés, à démarrer.

Pour Todd Spodek, la décision d’équiper son cabinet d’avocats à New York avec les applications logicielles de Google ne répond qu’à un seul besoin: la collaboration.

"Nous avons opté pour Google car il était à la pointe des outils basés sur le cloud", a déclaré Spodek, directeur du groupe Spodek Law Group. "Nous avons trois bureaux, la synchronisation des informations est donc essentielle car elle nous permet de tout faire à distance.

"C'est vraiment un processus rationalisé et tout est facile à gérer", a-t-il ajouté.

G Suite, lors du changement de nom de Google Apps for Work l'année dernière, a été conçu pour Internet - aucune surprise, compte tenu de l'héritage post-PC de Google. Cette approche a informé ses applications, qui travaillent sur le cloud. Cela signifie également que votre entreprise ne perdra jamais de données ni de documents, car toutes les modifications apportées aux documents Google sont automatiquement enregistrées et sauvegardées sur un nuage Google. Votre équipe n'a besoin que d'un navigateur Web sur un ordinateur ou un appareil mobile avec accès à Internet.

Si vous effectuez une migration à partir de Microsoft, n'oubliez pas que le passage de votre flux de travail de MS Office à Google Apps peut prendre un certain temps. Il faudra peut-être aussi du temps - et des encouragements - pour convaincre certains utilisateurs d’accepter la structure de dossiers dans Gmail par rapport à ce qu’ils avaient l'habitude d'utiliser avec Outlook.

G Suite est-il pour tout le monde?

Les besoins et les priorités ne sont toutefois pas uniformes. examinons certains domaines où G Suite pourrait ne pas convenir à votre petite entreprise.

Alors que Google a réduit l'écart de fonctionnalités par rapport à ce qu'il était il y a des années, les options de présentation et de diaporama de G Suite restent plus limitées que celles de Microsoft Word et PowerPoint. Donc, si vous avez besoin de toutes les fonctionnalités possibles au cas où, Office serait le meilleur choix.

Parce que tout est dans le nuage avec G Suite, vos employés seront temporairement coupés si leur connexion Internet est interrompue ou en cas de panne de courant chez Google.

Plus tôt cette année, Google a annoncé qu’il cesserait d’analyser les courriels des personnes utilisant son courriel gratuit Gmail pour le personnaliser. La société a dispensé les comptes professionnels G Suite de la personnalisation des annonces. Néanmoins, certains pourraient avoir des préoccupations en matière de confidentialité quant à savoir si quelqu'un lit des courriels. En fin de compte, la question porte sur votre paranoïa.

Probablement juste pour toi

Mais ce sont des problèmes mineurs. Parallèlement, la société est en train d’ajouter 10 nouvelles fonctionnalités à la suite d’ici la fin de l’année. Si vous êtes une start-up ou une petite entreprise, voyons de plus près pourquoi G Suite peut répondre à vos besoins.

Prix

Le prix est attractif. G Suite est proposé dans différents niveaux et versions. Un abonnement mensuel pour les versions professionnelles et bureautiques varie entre 5 et 10 USD par utilisateur. En revanche, le coût mensuel pour les versions professionnelles de Microsoft Office 365 varie entre 8, 25 USD et 15 USD par utilisateur pour l'édition Premium.

Familiarité

Grâce au statut de marque emblématique de Google, bon nombre de vos employés connaissent probablement déjà Gmail ainsi que les autres produits G Suite - et Google Docs, Sheets et Calendar ont tous des courbes d'apprentissage minimales. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier de la formation des employés ou de l'investissement dans du personnel de support interne.

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Simplicité

Une seule connexion garantit l’accès à l’ensemble des applications, et les utilisateurs des mêmes groupes de travail peuvent automatiquement partager des informations. Cela facilite la collaboration sur des fichiers numériques en temps réel par les employés - ou même par vos clients.

L'organisation du courrier électronique présente un gros avantage: au lieu d'encrasser le disque dur de votre ordinateur avec des gigaoctets de courrier électronique, vous pouvez facilement archiver des messages dans le cloud sans avoir à vous soucier de les synchroniser sur un autre appareil.

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Commodité

Être basé sur le cloud se traduit par la commodité. Les employés peuvent accéder à leurs informations où qu'ils soient, depuis n'importe quel appareil. Et s'ils sont bloqués hors de portée et incapables de trouver une connexion Internet, ils peuvent toujours accéder à leurs documents hors connexion. Les administrateurs peuvent également contrôler les accès hors connexion à l'aide de stratégies de périphérique.

La possibilité de collaborer, en général, est beaucoup plus facile avec Google. Il élimine le besoin de transporter une clé USB pour la synchronisation entre un ordinateur de bureau et votre ordinateur portable au cas où vous deviez travailler à distance.

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Compatibilité

G Suite simplifie le partage de documents et l'édition de groupes. Au lieu de contourner un document Word et d'essayer de garder une trace des révisions, plusieurs éditeurs peuvent travailler sur le même fichier Google Doc en même temps. Certains pourraient hésiter à changer en raison de la popularité de Microsoft Office. Mais G Suite permet aux utilisateurs d’éditer des fichiers Office sans leur demander d’utiliser un logiciel Office. Une fois les modifications apportées à un fichier, les utilisateurs peuvent sélectionner Fichier> Télécharger en tant que dans le menu pour enregistrer tous les documents modifiés au format Office. Google propose également une extension permettant aux utilisateurs de modifier des fichiers Office sans avoir à les convertir au format Google.

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Sécurité

Si votre entreprise repose sur Android - qui, rappelons-le, est la plate-forme de téléphonie la plus populaire au monde - ou sur Google Chromebooks, G Suite offre une connexion en douceur avec ces systèmes matériels. De plus, si vous fournissez aux employés des téléphones Android appartenant à l'entreprise, G Suite fournit des outils de sécurité et d'administration permettant de réinitialiser à distance le périphérique et d'empêcher son utilisation par une autre personne en cas de vol ou de perte.

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Il y a certainement plus de fonctionnalités dans Word, Excel, PowerPoint et d'autres offres Microsoft. Mais, mis à part cette rare occasion, combien de fois manquerez-vous vraiment de ne plus avoir accès à ces fonctionnalités? La plupart des gens n'utilisent qu'une infime partie des fonctionnalités proposées par Microsoft dans ses applications.