Le bouton Répondre à tous a effrayé une autre victime la semaine dernière lorsqu'un commandant du département de police de Los Angeles a demandé à ses officiers, dans un courrier électronique, d'arrêter quelqu'un pour la vente illégale de lapins mineurs afin que le département ne reçoive pas un "oeil au beurre noir" dans le journal. médias.

Comme le rapporte Ana Garcia pour NBC Southern California, le commandant n'a pas réalisé que sa réponse à un officier de la police de Los Angeles avait également été envoyée au producteur de nouvelles télévisées qui avait demandé des informations sur le manque d'arrestations de cruauté envers les animaux plusieurs mois après que le ministère ait déclaré réprimer sévèrement la pratique.

Contrairement à de nombreuses victimes de Reply All, le commandant a reçu le soutien de son chef, le chef de la police LAPD, Charlie Beck, qui a déclaré que le commandant affectait simplement des ressources.

Non, ce n’est pas une caricature de Looney Tunes mettant en vedette Bugs Bunny en tant que journaliste intrépide et Elmer Fudd en tant que commandant de la police assiégée. Cela ressemble à un.

Malheureusement, les réponses par inadvertance à tous ne font souvent pas rire. En janvier dernier, Ruth Graham a raconté à Grindstone une femme qui avait perdu son emploi après avoir jubilé au sujet du licenciement d'un dirigeant peu aimable. Elle pensait qu'elle n'allait toucher qu'une poignée de collègues, mais que cette information avait été envoyée à tous les employés de l'entreprise.

Un seul ordinateur a-t-il causé plus de problèmes que Répondre à tous? Certaines organisations sont allées jusqu'à désactiver les fonctions de réponse complète et de transmission dans leur système de messagerie, du moins pour certains messages.

Les utilisateurs de Microsoft Outlook peuvent éviter les réponses accidentelles à tous en masquant le bouton Répondre à tous (appelé Répondre à tous dans Outlook 2003 et 2007). Ils peuvent également configurer Outlook pour qu'il retarde les messages qu'ils envoient de manière à ce qu'ils se donnent quelques secondes ou quelques minutes pour intercepter leurs erreurs de réponse.

La défense la plus efficace contre les réponses générales accidentelles consiste peut-être à utiliser le module complémentaire gratuit TuneReplyAll pour Outlook 2010, qui génère un avertissement sur lequel vous devez cliquer avant de répondre à tous les destinataires d'un message.

Évitez les réponses accidentelles à tous en supprimant le bouton de la barre d'outils ou du ruban d'Outlook.

La journée de travail est souvent une série de distractions sans fin. Avec autant de personnes, de programmes et d'activités en compétition pour attirer notre attention au travail, il n'est pas étonnant que nous cliquions parfois sur le mauvais bouton.

Le moyen le plus simple d'empêcher les réponses par inadvertance à tous consiste à supprimer l'option Répondre à tous de la barre d'outils standard dans Outlook 2003 et 2007 et le paramètre Répondre à tous du ruban dans Outlook 2010. Cela est un jeu d'enfant; On ne peut pas en dire autant de la suppression de Répondre à tous du ruban Outlook 2010.

Dans Outlook 2003 et 2007, appuyez sur la touche Alt et faites glisser le bouton Répondre à tout de la barre d'outils, ou cliquez sur la flèche vers le bas située à l'extrême droite de la barre d'outils, choisissez Ajouter ou supprimer des boutons, sélectionnez Standard, puis décochez Répondre à tous. Notez que vous devez suivre les étapes à la fois dans la fenêtre principale d'Outlook et dans la fenêtre de message d'Outlook.

Pour personnaliser le ruban Outlook 2010 afin que le bouton Répondre à tous soit séparé des autres options de réponse, suivez les étapes décrites par William Zhou sur le site Office TechCenter:

Cliquez sur l'onglet Fichier, choisissez Options et sélectionnez Personnaliser le ruban.

Choisissez Répondre dans le volet de droite et cliquez sur Supprimer.

Cliquez deux fois sur Nouveau groupe. Renommez le premier nouveau groupe (personnalisé) en "Répondre (personnalisé)" et le second en "Répondre à tous (personnalisé)".

En haut du volet gauche, cliquez sur Onglets principaux dans "Choisissez les commandes de".

Dans le volet de gauche, développez Accueil (Mail) et Répondez.

Dans le volet de droite, sélectionnez Répondre (personnalisé).

Ajoutez les commandes "Publier la réponse", "Répondre", "Transférer", "Réunion", "Messagerie instantanée" et "Plus" du cadre de gauche pour répondre (Personnalisé) dans le volet de droite, l'une après l'autre.

Dans le volet de droite, choisissez "Répondre à tous (personnalisé)".

Ajoutez la commande Répondre à tous pour "Répondre à tous (personnalisé)".

Sélectionnez "Répondre à tous (Personnalisé)" et utilisez le bouton Bas pour le déplacer sous "Envoyer / Recevoir (IMAP / POP)".

Cliquez sur OK.

Vous pouvez modifier les étapes ci-dessus pour éliminer complètement le bouton Répondre à tous en créant un seul nouveau groupe nommé Répondre (Personnalisé) ne disposant pas de l'option Répondre à tous. Dans les trois versions d'Outlook, vous pouvez toujours répondre à toutes en appuyant sur Ctrl-Maj-R ou en cliquant sur Actions> Répondre à tout dans Outlook 2003 et 2007.

En décembre dernier, Rob Lightner de CNET a décrit le module complémentaire gratuit NoReplyAll de Microsoft pour Outlook 2010 qui permet à l'expéditeur d'un message de désactiver les fonctions Répondre à tout et Transférer pour le message. Comme Rob l'explique, le programme inclut une fonctionnalité qui vous permet de désactiver la réponse à tous pour tous les messages que vous recevez.

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Malheureusement, le module complémentaire ne fonctionne que pour les destinataires du même domaine Exchange. De même, la fonctionnalité de récupération du message envoyé par Outlook fonctionne uniquement avec les comptes Exchange; Le site de support Outlook explique le fonctionnement de la récupération de message dans Outlook 2003.

Gmail vous offre une meilleure chance d'annuler une réponse par inadvertance à tous à l'aide de la fonction d'annulation d'envoi du service. Pour l'activer, cliquez sur l'icône représentant un engrenage dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Gmail, choisissez Paramètres, puis sous l'onglet Général, cochez la case Activer l'annulation de l'envoi. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications au bas des paramètres pour activer l'option.

(Si vous ne voyez pas l'option Annuler l'envoi, cliquez sur l'onglet Travaux pratiques et activez-le.)

Malheureusement, la période d'annulation maximale n'est que de 30 secondes (les trois autres options sont 5, 10 et 20 secondes). Dans de nombreux cas, une demi-minute est suffisamment longue pour vous rendre compte que vous avez choisi la mauvaise réponse et que vous évitez d’avoir des «attentions à faire».

Configurez Outlook pour retarder tous les messages que vous envoyez.

Vous pouvez ajouter une fonctionnalité de délai du message à Outlook en créant une règle qui limite automatiquement le courrier électronique envoyé à des adresses particulières ou à tous les destinataires. En avril 2008, j'ai décrit comment créer une règle de délai d'envoi dans Outlook 2003 et 2007.

Le processus de création de règles est identique dans Outlook 2010, bien que les étapes pour ouvrir l'assistant de règles soient différentes: cliquez sur Fichier> Informations> Gérer les règles et les alertes pour lancer la procédure de création de règles dans ce programme.

Un programme gratuit ajoute une alerte "répondre à tous" à Outlook

Une grande partie du chagrin causé par des réponses accidentelles à tous pourrait être évitée par un automatique "Voulez-vous vraiment?" confirmation. Oui, je me rends compte à quel point il peut être pénible de devoir cliquer sur de tels avertissements lorsque vous êtes pressé d'arriver au bout de votre journée de travail. Lorsqu'elles sont bombardées d'alertes contextuelles, les utilisateurs cliquent souvent dessus sans y penser.

Mais c'est votre sécurité d'emploi dont nous parlons ici. Si vous estimez que le risque que votre message parvienne à la mauvaise personne dépasse votre besoin d'envoi rapide, téléchargez et installez le module complémentaire gratuit TuneReplyAll d'IvaSoft pour Outlook 2010.

Après avoir installé le programme sur votre PC, vous devez l'activer manuellement via les options de complément d'Outlook 2010. Cliquez sur Fichier> Options> Compléments, puis sélectionnez TuneReplyAll dans la liste des compléments. Choisissez le bouton Options complémentaires. Les options du programme sont affichées sous l'onglet TuneReplyAll.

Une fois le complément activé, un avertissement apparaît lorsque vous choisissez Répondre à tous, vous demandant si vous souhaitez réellement que tous les destinataires du message reçoivent votre réponse. Le bouton Non étant sélectionné par défaut, appuyer sur la touche Entrée annule l'action répondre à tous. Vous devez cliquer sur le bouton Oui pour confirmer la réponse à tous (ou appuyez sur Tab puis sur Entrée).

TuneReplyAll vous permet également d'exclure votre propre adresse lorsque vous répondez à tous. Vous pouvez configurer le programme pour ajouter votre adresse automatiquement dans le champ À :, Cc: ou Cci: de tous les messages sortants. J'ai testé le programme sur un PC autonome (ne faisant pas partie d'un domaine Exchange) et il a fonctionné comme annoncé.

L’autre côté de l’équation reply-all est la possibilité de répondre à tous les destinataires du message par défaut. Auparavant, les laboratoires Gmail offraient une option Répondre à tous par défaut qui semble avoir été supprimée - du moins, l'outil n'était pas disponible dans mon compte Gmail.

Les entreprises semblent évoluer dans la direction opposée: des réponses invalidantes à tous, comme Mike Rosenwald l’a signalé le mois dernier sur Businessweek.com.

Selon les employés des organisations qui ont désactivé la réponse dans leur système de messagerie, cette fonctionnalité n’est certainement pas manquée.