Les entreprises, grandes ou petites, s'appuient sur des documents Word, des feuilles de calcul Excel et des présentations PowerPoint pour mener à bien leurs tâches. À certains égards, Outlook est le cousin pauvre des trois applications Office de premier plan. Mais le véritable bourreau de travail de la suite omniprésente de Microsoft est le gestionnaire de courrier électronique / de contacts / le planificateur de tâches peu glorieux.

Ces six astuces pour Outlook 2010, 2007 et 2003 vous permettront de passer moins de temps à rouvrir les messages archivés, à mémoriser vos souvenirs, à faire glisser les fichiers pour les envoyer en pièces jointes, à ajouter des termes au correcteur orthographique, à libérer de l'espace dans la barre des tâches et à votre liste de raccourcis clavier permettant d’économiser les clics pour Outlook.

Archiver les messages d'un dossier selon votre horaire

De nombreuses personnes n'ont pas besoin d'archiver leur courrier Outlook, choisissant plutôt de supprimer les anciens messages ou simplement de les laisser s'accumuler. Cependant, la plupart des entreprises limitant la taille des comptes Outlook individuels, vous pouvez recevoir un avis du personnel informatique pour archiver certains de vos anciens messages.

L'archivage peut empêcher la surcharge des dossiers, mais la récupération des messages archivés prend plus de temps que la réouverture de messages non archivés. Vous aurez peut-être besoin d'un accès facile aux messages plus anciens que le paramètre par défaut d'archivage automatique Outlook de 6 mois. Il est facile de retarder l’archivage d’Outlook ou l’archivage par le programme de dossiers et de messages spécifiques.

(Notez que la fonctionnalité de nettoyage d'Outlook 2010 supprime automatiquement ce qu'elle identifie comme des messages redondants dans les dossiers sélectionnés. Ce n'est pas la même chose que l'archivage de l'ancien courrier électronique.)

Pour activer l'archivage automatique des messages dans un dossier spécifique, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier, puis choisissez Propriétés> Archivage automatique. Par défaut, l'archiveur s'exécute tous les 14 jours et s'applique aux messages datant de plus de six mois. Pour modifier les paramètres par défaut, cliquez sur le bouton Paramètres d'archivage par défaut pour ouvrir la boîte de dialogue Archivage automatique. Ici, vous pouvez modifier la fréquence d'archivage, la durée pendant laquelle les messages ne sont pas archivés et l'emplacement de votre fichier archive.pst.

Pour personnaliser les paramètres d'archivage d'un seul dossier, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, choisissez Propriétés> Archivage automatique, sélectionnez "Archiver ce dossier à l'aide de ces paramètres" et faites votre choix. Pour empêcher l'archivage d'un message individuel, ouvrez-le et cliquez sur Fichier> Informations> Propriétés dans Outlook 2010 et 2007 ou sur Fichier> Propriétés dans Outlook 2003. Cochez la case "Ne pas archiver automatiquement cet élément".

Rendez vos rappels plus informatifs

Outlook vous permet d'affecter certains messages à une catégorie à code de couleur ou de les marquer avec un indicateur de suivi. Même avec ces indications visuelles, vous aurez peut-être besoin d'aide pour vous rappeler la signification du message. Pour ajouter une description qui apparaît à côté du drapeau lorsque vous ouvrez le message, choisissez Suivi> Personnaliser et entrez un mot ou une phrase d'explication.

Pour ajouter un rappel qui apparaîtra également dans vos tâches et votre calendrier, cliquez avec le bouton droit sur le message, puis choisissez Suivi> Ajouter un rappel. Dans le champ "Signaler", ajoutez une description de l'action suivante. Ce texte apparaîtra en haut du message avec d'autres informations sur le rappel.

Le moyen rapide d'envoyer une pièce jointe

L'attachement d'un fichier à un courrier électronique consiste généralement à ouvrir un nouveau message, à choisir l'icône de trombone et à naviguer jusqu'au fichier dans la fenêtre de dossier qui apparaît. Si vous êtes dans l'Explorateur Windows ou dans n'importe quelle fenêtre de dossier, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le fichier et choisir Envoyer à> Destinataire du message pour ouvrir un nouveau message dans votre programme de messagerie par défaut.

Vous pourrez peut-être gagner encore plus de temps en faisant glisser le fichier directement dans votre boîte de réception Outlook, ce qui ouvre également un nouveau message avec le fichier automatiquement attaché.

Personnaliser le correcteur orthographique d'Outlook

Les fautes d'orthographe ne sont absolument pas professionnelles, ce qui rend la fonction de vérification orthographique d'Outlook indispensable pour la plupart des gens. Aucun dictionnaire de vérification orthographique n'inclut tous les mots que vous êtes susceptible d'utiliser régulièrement dans vos correspondances. Vous pouvez rendre le correcteur orthographique d’Outlook plus précis en ajoutant les noms et les termes que vous utilisez fréquemment. Dans Outlook 2010 et 2007, sélectionnez Fichier> Options> Courrier> Orthographe et correction automatique> Dictionnaires personnalisés> Modifier la liste de mots. Ajoutez vos nouveaux termes un par un et cliquez deux fois sur OK.

Dans Outlook 2003, cliquez sur Outils> Options> Orthographe et choisissez le bouton Modifier sous "Modifier le dictionnaire personnel". Cliquez sur l'avertissement si nécessaire, ajoutez les nouveaux termes au fichier Custom.dic, cliquez sur Fichier> Enregistrer, puis sur Fichier> Quitter. (OK, ce conseil ne vous fera peut-être pas gagner beaucoup de temps, mais il pourrait vous donner une meilleure apparence.)

Microsoft fournit plus d'informations sur les dictionnaires personnalisés dans Outlook et d'autres applications Office 2010 sur le site de support Office.

Réduire Outlook dans la zone de notification

Au milieu de votre journée de travail, votre barre des tâches peut être encombrée d’applications réduites, même si vous choisissez l’option de regrouper plusieurs fenêtres ouvertes par programme. (Pour définir cette option, cliquez avec le bouton droit sur la barre des tâches, choisissez Propriétés> Barre des tâches, puis sélectionnez "Toujours combiner, masquer les étiquettes" dans le menu déroulant en regard de "Boutons de la barre des tâches".)

Vous pouvez extraire Outlook du mélange de la barre des tâches en plaçant l'icône réduite uniquement dans la zone de notification. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l'icône Outlook dans la zone de notification et choisissez Masquer lorsque réduit. Outlook sera désormais réduit à la zone de notification plutôt qu'à la barre des tâches.

Basculer rapidement vers une autre application Office

Si une application Office est ouverte, il est probable que vous devrez éventuellement travailler dans une autre. Vous pouvez ouvrir un nouveau document Word, une feuille de calcul Excel, une présentation PowerPoint ou un autre type de fichier à partir d'Outlook en appuyant sur Ctrl + Maj + H. Ce raccourci clavier ouvre la boîte de dialogue Nouveau document Microsoft Office. Il suffit de choisir le type de fichier souhaité et de cliquer sur OK.

Le site Microsoft Office répertorie des dizaines de raccourcis clavier pour Outlook 2010, Outlook 2007 et Outlook 2003. Voici les raccourcis pour le courrier électronique:

Basculer vers la boîte de réception: Ctrl + Maj + I

Basculer vers la boîte d'envoi: Ctrl + Maj + O

Choisissez un compte pour envoyer le message à partir de: Ctrl + Tab (focus sur la ligne), puis sur le bouton Comptes

Envoyer: Alt + S

Répondre à un message: Ctrl + R

Répondre à tous à un message: Ctrl + Maj + R

Marquer un message comme non indésirable: Ctrl + Alt + J

Afficher le contenu externe bloqué (dans un message): Ctrl + Maj + I

Publier dans un dossier: Ctrl + Maj + S

Vérifier les nouveaux messages: Ctrl + M ou F9

Aller au message suivant: Flèche haut

Aller au message précédent: Flèche bas

Accédez à la ligne ci-dessus (en-tête du message ou du groupe): Alt + Flèche vers le haut

Accédez à la ligne ci-dessous (en-tête du message ou du groupe): Alt + Flèche bas

Composer un nouveau message: Ctrl + N

Ouvrir un message reçu: Ctrl + O

Afficher le carnet d'adresses: Ctrl + Maj + B

Convertir un message HTML ou RTF en texte brut: Ctrl + Maj + O

Ajouter un indicateur rapide à un message: Insérer

Afficher la boîte de dialogue Indicateur de suivi: Ctrl + Maj + G

Marquer comme lu: Ctrl + Q

Affichez le menu des images téléchargées, modifiez les paramètres de téléchargement ou ajoutez l'expéditeur à la liste des expéditeurs sûrs: Ctrl + Maj + W