Le courrier électronique est le meilleur moyen d'accroître la productivité au bureau depuis l'invention du téléphone. Le courrier électronique est la plus grande perte de temps de travail depuis l'invention de la cafetière.

Dernièrement, je me suis penché vers cette dernière proposition. Je calcule que seul un message sur cinq qui passe dans le filtre anti-spam de Gmail dans ma boîte de réception vaut le temps qu'il faut pour les ouvrir et les lire.

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Cela n'inclut pas les spams que Gmail identifie et bloque automatiquement, ce qui, ces dernières années, est passé de plus de 90% de tous les messages envoyés à un peu plus de 70%, selon Symantec.

C’est toujours beaucoup de déchets qui encombrent la Net-o-sphere et prolongent inutilement nos journées de travail. Voici comment passer plus de temps à communiquer et moins de temps à lutter avec votre compte de messagerie.

Transcriptions faciles de la voix à l'e-mail via Google Voice

Les deux solutions de rechange les plus évidentes au courrier électronique sont le vieux téléphone fiable et le message instantané pas si vieux, pas aussi fiable. Les appels téléphoniques et les messages instantanés ne fournissent pas l'enregistrement semi-permanent qu'offrent les fils de messagerie, bien que la plupart des principaux services de discussion et agrégateurs de messagerie instantanée, tels que le client de discussion gratuit et à source ouverte Adium, vous permettent de conserver un journal de vos discussions.

Les messages Facebook et Google Chat vous permettent d'afficher (et de supprimer) l'historique de vos messages. Selon le centre d’aide Twitter, Twitter Direct Message enregistre actuellement les 100 derniers messages envoyés et reçus via ce service.

L'application Dragon Dictation de Nuance pour iPhone, iPad et iPod Touch vous permet d'enregistrer un message vocal et de le convertir en texte que vous pouvez envoyer par courrier électronique. (Des produits similaires sont disponibles auprès de la société pour les téléphones Android et BlackBerry.)

Vous pouvez effectuer la même conversion de voix en courrier électronique à partir de n'importe quel téléphone en appelant votre numéro Google Voice. Le service transcrit automatiquement votre message vocal, puis vous permet d'envoyer la transcription par courrier électronique. Après avoir laissé le message à vous-même, ouvrez votre compte Google Voice, cliquez sur Plus au bas du message, puis choisissez E-mail.

Par défaut, la transcription envoyée par courrier électronique comprendra un message préenregistré concernant l'enregistrement et la transcription, ainsi qu'un lien vers l'enregistrement vocal original. Pour envoyer uniquement la transcription, entrez l'adresse de messagerie du destinataire, décochez l'option include-a-link en bas de la fenêtre d'envoi, puis sélectionnez et supprimez le message préenregistré.

La qualité du moteur de transcription de Google Voice est aléatoire, mais la plupart sont au moins intelligibles (même si elles sont parfois humoristiques). Bien que vous ne souhaitiez pas nécessairement envoyer une telle transcription à un client ou à un employeur potentiel, la conversion de la voix en texte convient à la plupart des communications de tous les jours.

Les services de messages courts ne valent pas la peine

Plus le message électronique est long, moins le destinataire est susceptible de le lire. Le service Shortmail limite le nombre de messages à 500 caractères, ce qui est plus de trois fois la longueur maximale autorisée par Twitter mais reste assez maigre, en particulier pour les courriers électroniques prolixes tels que le vôtre.

Mon boeuf avec le service n'est pas la limite de longueur de message mais l'exigence que vous utilisiez encore une autre adresse de messagerie, celle-ci avec l'URL "shortmail.com". Vous pouvez utiliser votre nom d'utilisateur Twitter et vous connecter au service avec vos identifiants Twitter, qui importent automatiquement vos contacts Twitter. Vous pouvez également importer des contacts depuis d'autres services Web.

Une suite de services nommés two.sentenc.es, trois.sentenc.es, quatre.sentenc.es et cinq.sentenc.es adopte une approche subtile pour encourager la brièveté des courriers électroniques. Les sites vous demandent de limiter volontairement vos messages à ce nombre de phrases et de coller un lien vers les sites pour expliquer la limite de phrases et demander à vos destinataires d'adopter la limite de longueur.

Je suis enclin à laisser les rédacteurs de courrier électronique continuer aussi longtemps qu'ils le souhaitent, sachant que je vais lire autant de leur message que je le trouve utile ou intéressant et que je vais ignorer le reste. De même, les personnes à qui j'ai envoyé un courrier électronique sont libres d'ignorer tout ou partie de mon message. Ce n'est pas comme si nous étions accusés au mot (du moins pas encore).

Isolez les messages internes de votre organisation

Comme je l'ai mentionné ci-dessus, Facebook, Twitter et d'autres réseaux sociaux populaires vous permettent d'envoyer des messages à des amis et à des abonnés individuels. L'un des principaux avantages de la messagerie sur les réseaux sociaux réside dans la possibilité de contacter quelqu'un sans avoir à se connecter à un autre service ou, si vous êtes déjà connecté, à passer d'une fenêtre de navigateur à une autre. Le principal inconvénient est que vos messages sont stockés dans plusieurs endroits différents.

Ce n’est pas un problème aussi grave pour les personnes au sein d’une organisation. Un ami qui travaille pour un service de réservation de restaurant Web populaire s'est récemment vanté du fait que la boîte de réception de son compte de messagerie d'entreprise est presque vide. En effet, le service est récemment passé à un "réseau social d'entreprise" pour toutes ses communications internes.

Deux de ces services les plus populaires sont Yammer et Chatter de Salesforce.com. Les deux services utilisent l'URL propre de l'organisation et sont disponibles dans des versions gratuites et payantes. Les deux promettent également d'aller au-delà du simple message pour faciliter l'exploitation de la cervelle collective de votre entreprise.

Comme pour tout nouveau service qui promet d'accroître la productivité de votre groupe, il est essentiel d'inciter les gens à l'utiliser. Pour de nombreux travailleurs, tout ce qui réduira le temps qu'ils passent à éliminer les détritus de leur boîte de réception vaudra la peine d'essayer.

Il semble qu'une journée ne se passe pas sans l'introduction d'un nouveau moyen de toucher les gens - individuellement ou en groupe -, de partager des fichiers, de coordonner des projets et de publier des blogs, entre autres activités. Rien n’est arrivé pour le moment, c’est ce que fait tout le courrier électronique. Un jour, l'e-mail suivra le chemin de la plume d'oie, mais pas encore. Jusque-là, nous continuerons de chercher des moyens de nous assurer que la technologie fonctionne pour nous et non contre nous.