La société pour laquelle je travaille s’appuie sur des modèles Microsoft Word pour créer toutes sortes de documents, des lettres d’une page aux rapports de plusieurs centaines de pages. Les modèles nous permettent de nous assurer que tous les documents que nous envoyons à nos clients et partenaires partagent le même aspect.

L'un des modèles les plus utilisés de notre collection est une lettre de plusieurs pages indiquant la date en haut de la première page, juste sous le logo de la société, ainsi que dans l'en-tête des pages suivantes. Malheureusement, les lettres sont généralement composées plusieurs jours avant leur envoi et la date d'envoi est souvent décalée. De plus, les lettres sont parfois envoyées à des dates autres que la date officielle "envoyée". C'est pourquoi nous ne pouvons pas ajouter de champ aux lettres affichant la date du jour.

Bien que les auteurs se souviennent généralement de changer la date sur la première page de la lettre, ils oublient presque toujours d'apporter la même modification à la date dans l'en-tête des pages suivantes. La solution consistait à ajouter un champ de texte à la première page de la lettre utilisée par les auteurs pour entrer la date d'envoi de la lettre, puis à faire un renvoi au champ de texte dans l'en-tête des pages suivantes.

Les champs de formulaire Word facilitent la répétition de texte

Il est en fait plus facile de saisir du texte une fois et de le répéter ailleurs dans les documents Word 2003 que de faire la même chose dans Word 2007 et 2010. C'est parce que Microsoft a rendu plus difficile l'accès au bouton de champ de formulaire dans les versions plus récentes. de Word. Tout cela au nom de l'ergonomie, j'en suis sûr.

Dans Word 2003, ouvrez le modèle auquel vous souhaitez ajouter le texte répété. Assurez-vous que la barre d'outils Formulaires est visible en cliquant sur Affichage> Barres d'outils> Formulaires. Ensuite, placez le curseur à l'endroit où vous voulez que le texte répété apparaisse et choisissez le bouton de champ de formulaire de texte dans la barre d'outils Formulaires. (C'est le bouton "ab" à l'extrême gauche de la barre d'outils.)

Une boîte grise apparaît avec cinq petits cercles côte à côte. Cliquez dans la zone pour ajouter un texte descriptif court, tel que "Entrer la date d'envoi". Double-cliquez sur la zone pour ouvrir la boîte de dialogue Options de champ de formulaire texte. Les personnes utilisant le modèle entreront le texte qu'elles souhaitent répéter dans la zone "Texte par défaut". Pour l'instant, laissez ce champ vide, mais entrez une courte chaîne de texte descriptive dans le champ Signets en bas à gauche de la boîte de dialogue (aucun espace ni ponctuation autorisés). Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et revenir au modèle.

Pour que le texte que les auteurs entrent dans le champ de texte apparaisse ailleurs dans le document, ajoutez une référence croisée au champ à l'endroit où vous souhaitez afficher le texte répété. Comme je l'ai expliqué ci-dessus, l'entreprise pour laquelle je travaille a besoin que la date indiquée par les auteurs sur la première page apparaisse dans l'en-tête de la deuxième et de toutes les pages suivantes du document.

La première étape dans l'ajout d'une telle référence croisée consiste à créer un saut de section pour empêcher les informations d'en-tête d'apparaître sur la première page du document. Placez le curseur à la fin de la première page, cliquez sur Insérer> Sauter, puis choisissez Page suivante sous Coupures de section. Double-cliquez dans l'en-tête de la deuxième page et décochez Link to Previous. La balise Identique au précédent disparaîtra.

Ensuite, cliquez dans l'en-tête où vous voulez que le texte répété apparaisse et choisissez Insertion> Référence> Référence croisée. Dans la boîte de dialogue Référence croisée, choisissez Signet dans le menu déroulant Type de référence, puis sélectionnez le signet que vous venez de créer dans la liste des signets qui apparaît près du bas de la fenêtre.

Lorsqu'ils utilisent le modèle pour créer un document, les auteurs de texte saisis dans le champ de texte de la première page apparaissent dans l'en-tête de la deuxième page et des pages suivantes (ou à l'endroit où vous placez la référence croisée). Les auteurs doivent simplement double-cliquer sur le champ de texte pour ouvrir la boîte de dialogue Options de champ de formulaire de texte, saisir le texte à répéter dans la zone "Texte par défaut", puis cliquer sur OK.

Après avoir enregistré et rouvert le document, ce texte apparaîtra dans la zone de texte, ainsi que tous les emplacements marqués d'un signet dans le document. Pour voir immédiatement à quoi ressemble le texte, utilisez l'option Aperçu avant impression sans réellement imprimer le fichier.

La répétition automatique de texte est plus délicate dans Word 2007 et 2010

J'espérais bien que le processus d'ajout de telles références croisées serait plus facile dans les nouvelles versions de Word, mais cela nécessite en réalité plusieurs étapes supplémentaires dans Word 2007 et 2010. Tout d'abord, vous devez vous assurer que le ruban Développeur est visible. c'est caché par défaut. Pour l'afficher, cliquez sur Fichier> Options> Personnaliser le ruban, puis cochez la case Développeur sous Onglets principaux dans la partie droite de la fenêtre Options de Word.

Une fois le ruban Développeur activé, choisissez-le, puis sélectionnez le bouton Outils hérités dans la section Contrôles du ruban. Dans la liste déroulante qui apparaît, sélectionnez l'icône Champ de formulaire texte à l'extrême gauche de la rangée supérieure. À ce stade, les étapes permettant d'ajouter le champ de texte marqué par un signet et les références croisées sont presque identiques à celles décrites ci-dessus pour Word 2003.

Notez que le champ de texte et les références croisées dans le modèle Word 2007 et 2010 sont différents de ceux du modèle Word 2003. En outre, vous créez un saut de section dans les deux versions les plus récentes de Word (pour empêcher le texte répété d'apparaître dans l'en-tête de la première page du document) en cliquant sur le ruban Mise en page, en choisissant des sauts, puis en sélectionnant Page suivante sous Coupures de section.