À la fin du mois dernier, Microsoft a lancé un lot de mises à jour Office pour iPad, y compris l'option de bienvenue permettant d'exporter des fichiers Word, Excel ou PowerPoint au format PDF.

Juste un problème: c'est très limité. D'une part, c'est difficile à trouver. Au lieu de l'ajouter au menu Fichier comme prévu, Microsoft a déplacé la fonctionnalité dans le menu Partager (qui est lui-même une icône non descriptive plutôt qu'un menu libellé).

C’est moins mystérieux de constater que vous n’avez qu’une seule option d’exportation au format PDF, ce qui en fait une pièce jointe à un courrier électronique. Si vous souhaitez enregistrer le fichier localement ou le télécharger sur un magasin Cloud (y compris le OneDrive de Microsoft), ne vous inquiétez pas.

Heureusement, vous pouvez exploiter le précieux outil IFTTT pour ajouter un peu plus de polyvalence à cette option, à savoir acheminer les fichiers PDF joints vers le service cloud de votre choix. Ce n’est toujours pas aussi simple qu’une option de stockage local, mais cela devrait certainement vous rendre la vie plus facile.

Pour ceux qui sont déjà familiarisés avec IFTTT, voici l'aperçu de haut niveau du processus:

1. Activer le canal de messagerie.
2. Activez le canal de votre service cloud préféré: Box, Dropbox, Evernote, Google Drive, etc.
3. Créez une recette qui achemine les pièces jointes à ce service.

Et voici un tutoriel plus détaillé:

Première étape: connectez - vous à votre compte IFTTT (ou créez-en un si nécessaire), puis activez le canal de messagerie. Cela permet au service de reconnaître les messages envoyés depuis votre compte de messagerie et de les appliquer en fonction de la recette que vous créez. Vous devrez accepter une vérification d'activation par courrier électronique.

Étape 2: Décidez quel service de cloud devrait être le destinataire de vos PDF, puis activez ce canal. Vous devrez effectuer une autorisation unique pour autoriser IFTTT à accéder à votre compte cloud.

Troisième étape: Cliquez sur Mes recettes, puis sur Créer une recette, puis sur le gros lien bleu "ceci". Faites défiler vers le bas (ou recherchez) Email et cliquez dessus pour en faire votre déclencheur.

Quatrième étape: Cliquez sur "Envoyer un e-mail balisé à IFTTT", puis choisissez un hashtag facile à mémoriser. Le choix évident est #PDF, mais vous pouvez aussi en faire quelque chose de spécifique à votre entreprise, comme #Widgets. Cliquez sur Create Trigger, puis sur le gros lien bleu "that".

Cinquième étape: Trouvez maintenant le service cloud souhaité et cliquez dessus. Ensuite, cliquez sur "Ajouter un fichier à partir d'une URL".

Étape 6: Passez en revue les champs d'action pour cette recette. Par défaut, le nom de fichier de votre nouveau fichier PDF sera celui que vous utiliserez pour la ligne d'objet de l'e-mail, à condition que vous incluiez le hashtag susmentionné. Si vous envoyez un rapport de vente, par exemple, votre ligne d'objet se lirait comme suit: "Rapport de vente #PDF". Le fichier PDF chargé se retrouvera avec le nom de fichier "sales report.pdf".

Étape 7: Enfin, si vous le souhaitez, modifiez le dossier de destination de vos PDF. Sinon, cliquez sur Créer une action. Passez en revue tous les détails (en désélectionnant peut-être «Recevoir les notifications lorsque cette recette est exécutée», ce qui peut devenir rapidement envahissant), puis cliquez sur Créer une recette.

Désormais, chaque fois que vous exportez un fichier PDF à partir d'Office pour iPad, adressez-le à [email protected] (en vous assurant qu'il provient bien de l'adresse de messagerie que vous avez liée à la première étape). Ajoutez le hashtag sélectionné à la ligne d'objet, appuyez sur Envoyer, et vous avez terminé. Dans une minute environ, votre fichier PDF devrait arriver dans votre compte cloud (dans le dossier désigné), où vous pourrez facilement accéder et le partager.