Si vous avez déjà envoyé un e-mail privé à une personne non voulue, ou oublié d'inclure une pièce jointe dans un e-mail professionnel, vous n'êtes pas seul.

Voici neuf conseils pour éviter les snafus de messagerie courants:

1. Oublier les pièces jointes

"J'ai joint le document pour votre revue." "Oups, non je ne l'ai pas fait." L'oubli des pièces jointes est si courant que le détecteur de pièces jointes oublié de Google est devenu une fonctionnalité permanente de Gmail. La meilleure façon d'éviter d'oublier d'inclure des pièces jointes, même si vous utilisez Gmail (le détecteur de pièces jointes oublié n'est pas infaillible), consiste à joindre le fichier avant de commencer à composer votre courrier électronique. Si vous attendez d'avoir écrit votre courrier électronique, votre cerveau pourrait passer à la tâche suivante et oublier la pièce jointe.

2. Copie carbone aveugle

Vous êtes probablement habitué à demander aux gens d'inviter la collaboration au travail. Mais parfois, Cci: est la meilleure option. Utilisez une copie carbone invisible lorsque vous envoyez par courrier électronique une liste de personnes qui n’ont rien à faire entre elles. Par exemple, si vous envoyez un bulletin d’information, il est courant de l’envoyer à vous-même et à Cci: les destinataires. Les gens peuvent protéger leurs adresses électroniques et ne pas vouloir les afficher à tout le monde sur une liste de diffusion massive. Si vous recevez un e-mail d'un expéditeur qui aurait dû utiliser Cci:, il est possible de suggérer la fonctionnalité sans ressembler à un imbécile. La rédactrice en chef de CNET, Lori Grunin, recommande une réponse douce du genre: "Je ne pense pas que vous vouliez envoyer ceci à tout le monde. Saviez-vous que vous pourriez cacher des adresses à Cci:?".

3. E-mails émotionnels ou ivres

L'envoi d'un courrier électronique lorsque vous êtes trop émotif, voire en état d'ébriété, peut revenir vous hanter. Pour vous, utilisateurs de Gmail, qui pensez que vous écrivez vos meilleurs courriels après quelques verres, envisagez d'activer Mail Goggles dans les laboratoires. Si vous êtes assez sobre pour répondre à quelques questions de mathématiques, vous êtes prêt à partir. Nous pouvons tous tirer parti de certaines pratiques optimales en matière de courrier électronique émotionnel: lorsque vous souhaitez envoyer un courrier électronique émotionnel, écrivez-le pour vous défouler. Enregistrez l'e-mail en tant que brouillon, puis attendez 24 heures avant de cliquer sur Envoyer. Il est fort probable que vous modifiiez votre courrier électronique de manière significative ou le supprimiez complètement. Et vous serez heureux d'avoir attendu.

4. TOUS LES CAPS

Cette astuce sur l'étiquette s'applique vraiment à tout ce qui se trouve sur Internet. Écrire en majuscule revient à crier et personne ne veut être crié. De plus, il est difficile de lire quelque chose d'écrit en majuscule. Google voulait tellement débarrasser le monde de toutes les majuscules qu'il a complètement omis la touche Caps Lock de ses Chromebooks.

5. Double-vérifier l'adresse autocomplete

La saisie semi-automatique peut être très pratique, mais avez-vous déjà envoyé un courrier électronique au mauvais Ed, Jen ou Bob? Assurez-vous que la saisie semi-automatique est correctement renseignée avant de cliquer sur Envoyer.

6. Ne comptez pas uniquement sur l'orthographe

Votre navigateur ou votre application de messagerie électronique peut vous aider à vérifier les fautes d'orthographe, mais vous devez toujours corriger vos courriels pour vous assurer qu'ils ne sont pas grammaticaux. Vous avez également la possibilité de copier votre courrier électronique dans Microsoft Word, ou similaire, en exécutant un contrôle de grammaire, puis de le coller à nouveau dans votre programme de messagerie.

7. Émoticônes et sténographie Internet

Les émoticônes sont mignonnes et peuvent aider à véhiculer de l'humour, de la tristesse, un choc ou une autre émotion difficile à capter autrement. Cependant, les inclure dans les courriels professionnels n'est probablement pas une bonne idée. S'il devient évident que l'échange prend un ton plus décontracté et que l'autre personne les utilise librement, foncez, mais ne ponctuez pas chaque phrase d'un smiley. Il en va de même pour les raccourcis Internet tels que LOL, ROTFL et OMG.

8. Couper les fils de discussion

Les courriels échangés peuvent donner lieu à une longue série de courriers électroniques qui sont transférés et auxquels on répond. Envisagez de les réduire aux derniers courriers électroniques. Un fil de discussion géant a l'air désordonné et peut faire que le lecteur se sente dépassé. Vous voulez également éviter que le fil de discussion ne soit transmis accidentellement à une personne qui n'était pas censée être au courant de certains des échanges précédents.

9. Annuler (Gmail)

Si vous êtes un utilisateur de Gmail, une fonctionnalité extrêmement utile est la fonctionnalité Annuler. Vous pouvez annuler les suppressions, les archives, les étiquettes, etc., mais le plus utile est Annuler Envoyer. Annuler est votre dernière ligne de défense contre plusieurs des erreurs énumérées ci-dessus. Activez-le dans Paramètres, sous Laboratoires. Ensuite, allez dans Paramètres généraux et définissez le délai d’annulation sur 5, 10, 20 ou 30 secondes. Si vous n'êtes pas un utilisateur de Gmail, remplissez le champ À: juste avant de l'envoyer. Cela vous aidera à éviter d'envoyer l'e-mail accidentellement. Si vous êtes un utilisateur Mac, consultez les conseils de Topher Kessler sur la prévention des courriers électroniques accidentels avec OS X Mail.

C'est tout. Si vous souhaitez partager de bonnes histoires de snafu par courrier électronique, postez-les dans les commentaires ci-dessous.