Comment utiliser efficacement PowerPoint

Si j'étais président, je proposerais une législation faisant de l'utilisation abusive du logiciel de présentation PowerPoint de Microsoft un délit de classe C. Lire une diapositive; aller en prison.

J'autoriserais les membres de l'auditoire à confisquer le matériel du présentateur si une diapositive contient plus de texte que le tweet moyen, un texte sombre-sur-foncé ou clair-sur-clair, ou plus d'éléments que le tableau périodique des éléments. Ils seraient également autorisés à débrancher la prise chaque fois que tout ce qui est sur l'écran est illisible pour quiconque au dernier rang.

Le programme de présentation omniprésent de Microsoft a été utilisé et abusé par tous, des élèves du primaire aux scientifiques Nobel. PowerPoint existe depuis si longtemps qu'une industrie entière a été créée pour aider les gens à apprendre et à l'utiliser. (Des liens vers plusieurs ressources PowerPoint sont fournis ci-dessous.)

Le public est toujours ému par la perspective de s’asseoir à travers une autre cavalcade de diapositives ennuyeuses. Ne soyez pas ce présentateur. Faites une faveur à votre public et suivez ces directives PowerPoint de bon sens.

Engagez votre public, faites valoir votre point

Votre présentation est terminée et les gens sortent de la salle. Que voulez-vous qu'ils pensent? Assurez-vous de le dire en premier et en dernier.

Vous êtes celui qui raconte l'histoire, pas les diapositives. Examinez chaque élément de chaque diapositive sous forme graphique: texte et images. Évitez les phrases complètes: utilisez des listes de mots simples et de phrases courtes.

Bases de la construction des toboggans

Rappelez-vous le contraste: sombre sur clair, clair sur sombre. Tenez-vous en à deux ou trois styles et tailles de police, aucun n’est trop petit pour que les personnes de la rangée arrière puissent le lire. Pas d'italique, pas d'empattement et pas de clignotement - jamais. Utilisez les ombres portées et autres effets de texte avec parcimonie.

Jouez la sécurité en intégrant tout dans votre présentation: polices, images, autres graphiques. Cela augmentera la taille du fichier de présentation, mais le matériel actuel devrait le gérer. En outre, les clés USB de 16 Go coûtent moins de 20 dollars. (Voir ci-dessous pour des instructions sur la compression de vidéos incorporées et d'autres graphiques dans PowerPoint 2010.)

Gardez les diagrammes simples. Si un graphique ou un tableau comporte plus d'une douzaine d'éléments, divisez-le ou envisagez de l'imprimer et de le distribuer sous forme de document ou de le publier en ligne.

Le timing est primordial - gardez un rythme soutenu, mais pas trop rapide. La clé pour maintenir le bon rythme est la pratique, la pratique, la pratique. Évitez la fatigue des diapositives en effectuant une moyenne de deux ou trois diapositives par minute au maximum.

L’une des meilleures présentations PowerPoint que j’ai jamais vues constitue une exception notable à cette règle: une succession rapide de diapositives d’un seul mot parfaitement synchronisées avec le discours du présentateur. L'effet était hypnotique. Un public de mille techniciens a été rivé pendant 15 minutes et a été applaudi à la fin. Combien de fois avez-vous vu cela se produire?

Utilisez des vidéos et des images qui améliorent votre message

Une des maximes du show business est show, ne le dites pas. Les images, qu'elles soient fixes ou en mouvement, captent l'attention du public et peuvent avoir un impact sur toute présentation. Mais ils peuvent également servir de distraction, détournant l'attention des gens des points que vous essayez de faire valoir.

PowerPoint 2010 ajoute de nouvelles fonctionnalités pour l'édition d'images et de vidéos. Deux de mes favoris facilitent la suppression de l'arrière-plan des photographies et la compression d'images et de vidéos incorporées. Malheureusement, vous ne pouvez pas insérer de lien vers une vidéo sur un site Web dans la version 64 bits de Microsoft Office, comme expliqué sur le forum Microsoft Answers. Vous devez télécharger le fichier et l'intégrer à la présentation.

Le rognage de l'arrière-plan d'une image est presque automatique lorsque vous utilisez la fonction Supprimer l'arrière-plan de PowerPoint 2010. Sélectionnez simplement l'image, choisissez l'onglet Format sous Outils d'image dans le ruban, puis cliquez sur Supprimer l'arrière-plan dans la section Ajuster à l'extrême gauche.

Vous devrez probablement modifier manuellement le recadrage d'arrière-plan en faisant glisser les bordures de la partie de l'image sélectionnée par PowerPoint, puis en utilisant les boutons Marquer les zones à conserver et Marquer les zones à supprimer. La fonctionnalité ne peut pas correspondre à la précision d'Adobe Photoshop et d'autres éditeurs d'images, mais elle convient assez bien à la plupart des présentations.

Pour que l'image recadrée devienne un arrière-plan de diapositive, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Envoyer à l'arrière-plan. Vous pouvez ensuite insérer une zone de texte qui apparaîtra au-dessus de l'image. Assurez-vous que le texte et l'image sous-jacente sont très contrastés pour que tout le monde puisse les lire.

Vous pouvez réduire la taille de votre présentation à l'aide de l'option Compresser le média de PowerPoint: sélectionnez Fichier> Informations> Compresser le média, puis choisissez l'une des trois options de qualité. Si PowerPoint trouve dans la présentation un support susceptible de causer des problèmes de compatibilité, l'option Optimiser la compatibilité est disponible dans l'onglet Informations.

N'oubliez pas la répétition générale

Même si la présentation se déroule sans accroc au bureau ou dans la chambre d'hôtel, testez-la toujours au préalable sur le lieu de l'événement sur le matériel que vous utiliserez pour la présenter. Pensez aux personnes assises dans la rangée arrière - et dans la rangée avant et de chaque côté de la pièce, d'ailleurs.

Parfois, les préparations les plus approfondies ne préviendront pas les catastrophes Ayez toujours un plan de sauvegarde en tête si la présentation se passe mal. Vous devrez peut-être établir un contact visuel avec le public. C’est à ce moment-là que vos répétitions devant le miroir porteront leurs fruits.