Il est plus facile que jamais de s’assurer que les copies de vos dossiers, documents, photos, vidéos et autres données personnelles les plus importants seront lisibles / visualisables / lisibles bien après que le matériel et le logiciel utilisés pour créer les fichiers ont été éparpillés.

Pour archiver des données en toute sécurité, vous devez choisir des formats de fichier qui ne deviennent pas obsolètes, utiliser des supports de stockage qui ne se détérioreront pas ou ne deviendront plus inaccessibles, faire plusieurs copies séparées et vérifier régulièrement vos données archivées pour en garantir la lisibilité.

Ne restez pas coincé avec des formats de données obsolètes

La plupart des fichiers que vous souhaitez archiver sont probablement dans des formats propriétaires, tels que les fichiers .doc, .xls et .ppt de Microsoft Office pour Word, Excel et PowerPoint, respectivement. Malgré l'omniprésence de logiciels et de services qui vous permettent de lire et d'éditer des fichiers Office sans l'application Office utilisée pour les créer, ces formats deviendront obsolètes un jour - peut-être plus tôt que vous ne le pensez.

Même si vous archivez des fichiers dans leurs formats propriétaires d'origine, il est judicieux de sauvegarder une autre version des fichiers convertie au format standard ouvert. C’est l’approche adoptée par le service d’archivage de données open source Archivematica, qui conserve le format de fichier original mais convertit également les fichiers en formats de "conservation" et "d’accès" appropriés.

Par exemple, les plans de conservation du type de média d’Archivematica convertissent les fichiers de traitement de texte .doc, .rtf et .wpd au format ODF (Open Document Format) XML pour la préservation et au format PDF pour la visualisation. De même, le système enregistre les fichiers d’image raster au format .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga et .tiff au format TIFF non compressé à des fins de conservation et au format JPEG à des fins de visualisation.

Le système Archivematica est toujours en cours de développement, mais vous pouvez télécharger la version alpha du logiciel d'archivage gratuit pour une utilisation sur une appliance virtuelle, une clé USB Live ou un DVD Live.

Pour récapituler, le meilleur moyen de vous assurer que vos fichiers archivés seront lisibles tout en conservant leur formatage original et leurs autres attributs est de les enregistrer dans leur format natif et au moins un autre format générique et ouvert. Cela vous permet d’ouvrir, d’afficher et d’éditer les fichiers du programme utilisé pour les créer s’il est disponible et d’accéder aux données sous une forme plus élémentaire si le logiciel propriétaire n’est pas disponible.

Trouver un support de stockage avec des jambes

Si vous vous demandez combien de temps les données sur vos CD et DVD dureront, vous n'êtes pas seul. Même les experts ne peuvent s'accorder sur la longévité attendue des supports optiques - il en va de même pour les bandes et les disques magnétiques. (Le laboratoire X propose une analyse détaillée de la longévité des supports optiques, y compris une brève description des normes ISO relatives au test des supports optiques.)

Le consensus général est que les CD-R devraient durer 30 à 50 ans, les DVD-R moins que cela et les CD-RW et DVD-RW encore moins. De même, on peut s’attendre à ce que les bandes et les disques durs soient lisibles pendant 10 à 30 ans, alors que les disques portables, les clés USB et d’autres périphériques de stockage à semi-conducteurs peuvent survivre jusqu’à la moitié.

Mais ce ne sont que des chiffres. Qui veut faire confiance à leurs données importantes aux probabilités? Les faits sont que tout support de stockage peut échouer à tout moment. C'est pourquoi vous devez archiver les données sur plusieurs supports et vérifier régulièrement que vos archives ne sont pas endommagées (plus d'informations sur ces points ci-dessous).

Deux de mes options d'archivage préférées sont la plus ancienne et la plus récente: papier et en ligne, respectivement. Bien que l'impression de vos archives ne soit pas respectueuse de l'environnement, il est difficile de surpasser la durée de vie attendue des enregistrements papier correctement stockés. Bien sûr, trouver des fichiers spécifiques dans une archive papier peut être un défi, et les enregistrements papier ne sont pas faciles à convertir.

Si la recherche et la facilité d'accès sont importantes, les archives de données en ligne constituent un bon choix. Des services tels que SpiderOak et Microsoft SkyDrive facilitent le stockage de copies de vos fichiers importants dans le cloud, où ils peuvent être récupérés à partir de n’importe quel navigateur. (J'ai décrit SpiderOak et deux autres services de stockage en ligne chiffrés gratuits dans une publication de juin 2009.)

Plus d'une archive, plus d'une place

Stocker vos archives de données en ligne enfreint deux règles de stockage en toute sécurité: vous n'avez pas d'accès physique au matériel sur lequel les fichiers sont stockés et vous êtes exposé à la santé financière du service que vous utilisez. Si le service tombe en panne, rien ne garantit que vous pourrez récupérer vos données et vous devez faire confiance à la capacité du service de gérer et de sauvegarder ses serveurs de stockage.

La clé est d'éviter de mettre tous vos œufs d'archives dans le même panier. Utilisez une combinaison de types de supports et de fichiers lors de l'archivage de données importantes pour augmenter les chances que les informations soient accessibles à l'avenir. Et au fur et à mesure que de nouveaux supports d'archives sont développés et éprouvés, convertissez vos archives en l'un de ces formulaires.

Une autre règle d’archivage très importante: stockez toujours au moins une copie de vos données archivées ailleurs que chez vous ou au bureau. C'est un domaine où le stockage en ligne est très utile.

Planifiez des contrôles d'archives réguliers

Ces dernières années, j'ai passé une bonne partie de mon temps libre à utiliser le logiciel audio gratuit Audacity pour convertir plusieurs milliers de chansons en plusieurs centaines de cassettes audio en MP3. Certaines des bandes ont été réalisées dès le milieu des années 70, mais la plupart datent des années 80 et du début des années 90.

La plupart des cassettes achetées en magasin dans ma collection sont maintenant injouables, mais j'ai eu beaucoup plus de chance avec les enregistrements faits maison. En fait, une cassette que j’ai faite en 1976 a passé une bonne partie de sa vie au début de sa vie dans mon vieux virus VW - sous des températures glaciales et une chaleur torride -, mais elle sonnait complètement nouvelle lorsque j’ai converti ses chansons en numérique (merci, TDK !)

En ce qui concerne vos fichiers numériques importants, vous ne pouvez pas vous fier à la chance. Prenez l’habitude d’ouvrir régulièrement une poignée de fichiers dans vos diverses archives. S'ils ne sont pas accessibles, extrayez une de vos autres sauvegardes et effectuez une autre copie d'archivage à l'aide de versions réputées des fichiers. Après tout, tout ce qui vaut la peine d'être sauvé vaut bien être sauvé.