Vous n'avez pas le temps de faire le tri parmi les centaines d'opinions d'experts sur la maîtrise d'une boîte de réception en fuite. C'est pourquoi j'ai fait le tri pour vous.

Alors que je parcourais une douzaine de stratégies visant à améliorer la productivité des courriers électroniques, un thème est apparu: restez bref.

Dans cet esprit et sans plus attendre, voici les principales suggestions des gourous de la productivité pour éviter les pertes de temps de courrier électronique.

Ne laissez pas votre boîte de réception définir votre emploi du temps

Je fais partie de ces personnes qui visitent sa boîte de réception avant de prendre mon café ou d'ouvrir un journal le matin (vous vous souvenez des journaux?). C'est pourquoi le premier conseil proposé par Audrey Thomas, d'OrganizedAudrey.com, m'a lancé une boucle. Attendez une heure dans votre journée de travail avant de consulter votre courrier électronique.

Étant donné que beaucoup d’entre nous communiquons avec des personnes situées loin de notre fuseau horaire, cette suggestion sera difficile à suivre. Cependant, le dernier des 10 conseils d’Audrey est celui que j’approuve de tout cœur (avec une seule qualification): Désactivez toutes les notifications par courrier électronique. Après tout, qui est le patron, vous ou votre boîte de réception?

La qualification est que vous souhaiterez peut-être configurer des alertes pour le courrier que vous recevez de personnes susceptibles de vous envoyer un message urgent. Dans ce cas, vous pouvez créer une règle qui vous avertit par SMS lorsque vous recevez un courrier de cette personne (je vais expliquer ce processus ultérieurement) ou utiliser un service tel qu'AwayFind.

J'ai décrit comment utiliser AwayFind dans un article de novembre 2012 intitulé "Comment faire taire les notifications sur les smartphones et les tablettes" (faites défiler l'écran jusqu'au bas de l'article pour en savoir plus sur l'application). AwayFind coûte 5 USD par mois pour un compte de messagerie et 15 USD par mois pour cinq comptes maximum; Les comptes Personnel et Pro sont accompagnés d’une version d’essai gratuite de 30 jours.

La règle des cinq phrases vous fait gagner du temps et le leur

Tout comme il y a des gens qui aiment le son de leur propre voix, beaucoup d’entre nous sont convaincus que les destinataires de nos messages trouvent notre courrier électronique captivant. Pas si. Stephanie Vozza, une entrepreneure, appelle la règle des courriels en cinq phrases une "économie de productivité".

Vozza vous recommande de mettre un post-scriptum au bas de vos messages: "Pour économiser votre temps et le mien, je limite toutes mes réponses à cinq phrases ou moins." En fait, la règle des cinq phrases ne s'applique pas uniquement aux réponses. Vozza cite l'entrepreneur en série Guy Kawasaki: "Moins de cinq phrases est souvent brutal et grossier, plus de cinq phrases font perdre du temps."

Kawasaki pense que les courriels devraient répondre à cinq questions: qui êtes-vous, que voulez-vous, pourquoi demandez-vous, pourquoi le destinataire doit-il faire ce que vous demandez et quelle est l'étape suivante? La seule exception à la règle des cinq phrases est lorsque vous louez quelqu'un. Puis Kawasaki suggère que vous "continuiez aussi longtemps que vous le souhaitez".

Les TLA peuvent être des RTS (épargnants en temps réel)

L'un des meilleurs moyens de faire passer votre message en moins de temps consiste à l'encapsuler dans l'objet avec des TLA (acronymes de trois lettres). Les McKeown de la compagnie "dissèque" la ligne d'objet de l'e-mail dans "Clé de la productivité de l'e-mail? De meilleures lignes d'objet".

Lorsqu'une réponse de deux ou trois mots suffit, ou tout simplement pour accuser réception d'un message, vous pouvez répondre sans le message d'origine et commencer la ligne d'objet avec le message "Je comprends; je le ferai (eom)" pour indiquer le destinataire souhaité. t ouvrir le message. En plus de "eom" (fin de message), McKeown suggère plusieurs autres identificateurs TLA: NRR (pas de réponse requise), O / N (question oui / non), RB [T] (réponse avec une heure / date fixe). ), AB [T] (action par une date / heure définie) et PYR (selon votre demande), ce qui me semble trop évident et peut-être même un peu sournois.

Déposer ou ne pas déposer?

De nombreux experts en productivité de messagerie insistent pour que votre boîte de réception soit vide à la fin de chaque journée de travail. J'adopte l'approche inverse: ma boîte de réception est mon archive de messages interrogeable. Cependant, je reconnais facilement les avantages d'un système de stockage du courrier organisé.

La clé d'un tel système consiste à créer des dossiers dans lesquels vous placez des messages en fonction de divers critères. Kao, de Medium.com, a mis au point un système de messagerie en sept catégories qui, selon lui, contient tous les messages que vous êtes susceptible de recevoir.

Du point de vue de la productivité, la plus importante des sept catégories de Kao est la première: pas besoin de répondre ni de lire, ce qui pour moi équivaut à «supprimer». Les autres catégories sont les suivantes: fichier absent, réponse facultative, lecture facultative, réponse requise aujourd'hui, réponse requise ultérieurement, et suivi. Kao souligne que certaines de ces catégories nécessiteront des sous-catégories.

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Si sept catégories de courrier sont trop nombreuses pour vous, Susan Adams de Forbes recommande l’approche «à trois saveurs» de la gestion du courrier de l’expert en productivité Mark Hurst: non pertinente, pertinente mais non exploitable.

Dans la première catégorie se trouvent les messages de spam et "répondre à tous", qui, selon Hurst, doivent être supprimés immédiatement. Le courrier dans la deuxième catégorie devrait être archivé, selon Hurst. Cela ne laisse que les messages que Hurst appelle "travail", qu'il vous recommande de déplacer dans un dossier "à faire".

Il y a des années, un chef de bureau expérimenté m'a dit que la clé de la gestion de fichiers papier consistait à traiter chaque fichier aussi peu de fois que nécessaire et, de préférence, une seule fois. Déplacer votre courrier de votre boîte de réception vers un dossier auquel vous aurez accès ultérieurement ajoute une étape à votre gestion de courrier. Mais si votre objectif est une boîte de réception vide, le système de Hurst est aussi simple et direct que possible.

Un autre article de Forbes publié cette semaine et rédigé par Cathie Ericson propose 5 façons de prendre le contrôle de votre boîte de réception par courrier électronique. Ericson cite Marsha Egan de InboxDetox.com, qui recommande de ne vérifier votre courrier électronique que trois fois par jour: à l'aube, après le déjeuner et vers la fin de votre journée de travail. Si nécessaire, vous pouvez ajouter des vérifications de courrier électronique en milieu de matinée et d’après-midi.

Egan vous recommande également d'éviter d'ouvrir votre application de messagerie lorsque vous êtes "en fuite", car vous voulez attendre que vous ayez le temps de répondre délibérément. En outre, elle vous met en garde de ne pas consulter votre boîte de réception juste avant de vous coucher, car regarder dans un moniteur lumineux peut vous empêcher de vous endormir rapidement.

Réfléchissez avant de répondre ou ne répondez pas du tout

Plusieurs experts en matière de courrier électronique déconseillent de répondre immédiatement aux messages si vous n'en avez pas besoin. Comme le souligne George Kao de Medium.com, "la distance crée la perspective".

Notez également que pour certains messages, le courrier électronique peut ne pas être le moyen le plus efficace. Lorsque vous vous heurtez à la règle des cinq phrases, il est peut-être temps de décrocher le téléphone ou, si la personne se trouve à proximité, de passer en personne pour livrer votre message. Inversement, un message texte peut être préférable pour les notes courtes qui doivent être lues ou auxquelles il faut répondre immédiatement.

Bien que cela ne concerne pas directement la productivité, un autre conseil répété par les experts de la messagerie électronique est de garder le ton de votre message "positif et amical". Comme avec toutes les communications électroniques, l'ironie et les autres tentatives d'humour tombent souvent à plat, sans inflexion vocale appropriée ni gestes et expressions en personne. C'est une autre raison de penser à décrocher le téléphone ou à s'arrêter pour faire passer votre message dans la chair.