9 fonctionnalités cachées de Google Drive

J'utilise Google Drive tous les jours. Je l'utilise pour le travail. En fait, j'ai écrit ce billet dans Google Docs. Je l'utilise à la maison, que ce soit à l'aide de Sheets pour tracer l'horaire d'été de mes enfants, ou que je rajoute à mon dossier de recettes de plus en plus volumineux: il est facile de partager des favoris avec des amis ou d'accéder aux ingrédients nécessaires sur mon téléphone quand je m à l'épicerie. Il est difficile d'imaginer ma vie numérique avant Google Drive.

Cela fait assez longtemps que j'utilise Drive que j'ai découvert quelques trésors cachés qui font du service cloud de Google un outil encore plus performant. Voici neuf fonctionnalités que j'utilise et qui pourraient également vous aider.

En cours de lecture: Regardez ceci: 3 façons d'obtenir plus de stockage sur Google Drive gratuitement 1:04

Coups de pied sur la vue récente

Je me tourne vers la vue Récent de Google Drive pour trouver les documents sur lesquels je travaille cette semaine ou ce mois-ci. Je l’avais déjà fait avant d’utiliser Google Photos pour sauvegarder des photos sur mon iPhone. Maintenant, les photos obstruent ma vue récente, la rendant en grande partie inutile. J'aimerais que Google me donne la possibilité d'exclure des photos de ma liste de fichiers Récents, mais jusqu'à ce que vous le fassiez, vous pouvez utiliser cette solution de contournement.

Dans le champ de recherche, entrez -jpg et toutes vos photos seront filtrées, ce qui vous permettra de parcourir les fichiers que vous avez récemment créés ou modifiés. Vous pouvez utiliser cette solution de contournement dans Google Drive sur le Web et dans l'application mobile.

Activer l'accès rapide

Cette nouvelle fonctionnalité ajoute une bande de miniatures dans la partie supérieure de la vue Mon disque, ce qui vous donne un accès rapide aux fichiers récemment modifiés. (Et, heureusement, cela n'inclut pas les photos comme le fait la vue Récente.) Vous trouverez une ligne d' accès rapide dans les paramètres de Drive. Cliquez simplement sur la case pour Rendre les fichiers pertinents à portée de main lorsque vous en avez besoin, puis actualisez la page.

Filtrez vos recherches

Celui-ci se cache à la vue de tous. Dans la zone de recherche située en haut de Google Drive, un bouton en forme de flèche orientée vers le bas apparaît le long du bord droit. Cliquez dessus et vous obtiendrez un panneau d'options de recherche pour filtrer les résultats de votre recherche. Si vous utilisez Google Drive depuis des années et avez accumulé une grande bibliothèque de fichiers, ces options de recherche sont extrêmement utiles pour affiner vos résultats. Vous pouvez filtrer par type de fichier, date de modification et propriétaire. Pour les documents partagés, vous pouvez filtrer par quelqu'un avec qui vous avez partagé un fichier. Et afin de ne pas laisser quelqu'un en suspens, vous pouvez également filtrer les fichiers auxquels un élément d'action vous a été attribué ou des suggestions vous attend dans un fichier.

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Envoyer des liens vers des fichiers au lieu de pièces jointes

Il y a une petite icône de lecteur au bas de la fenêtre de composition de Gmail. Il vous permet de joindre des fichiers que vous avez stockés dans Drive ou simplement d'envoyer un lien. Pour les formats Google Drive - Docs, Feuilles, Diapositives, etc. - votre seule option est d’envoyer un lien au fichier. Pour les autres types de fichiers (PDF, documents Word, images), vous avez la possibilité de les envoyer sous forme de pièce jointe ou de lien Lecteur, ce qui vous permet de partager des fichiers dont la taille dépasse la limite de 25 Mo de Gmail pour les pièces jointes.

Effacer rapidement le formatage

Vous disposez de quelques options pour effacer la mise en forme du texte que vous collez dans Docs. Vous pouvez surligner le texte et sélectionner Texte normal dans la barre d’outils située en haut. Ou vous pouvez aller à Format> Effacer le formatage . (Pour ces derniers, vous pouvez utiliser le raccourci clavier Ctrl- \ ou Commande- \ pour Mac.) Vous pouvez éviter le processus de suppression du format en maintenant la touche Maj enfoncée lorsque vous collez du texte. Oui, Ctrl-Maj-V se colle sans aucune mise en forme.

Sauvegarde téléphonique en un clic

Voulez-vous sauvegarder les données importantes de votre téléphone sur Drive? Vous pouvez! Et avec un seul robinet. Sur l'application mobile, accédez à Paramètres> Sauvegarder et choisissez ce que vous voulez sauvegarder: contacts, événements du calendrier ou photos et vidéos (ou les trois). Appuyez simplement sur le bouton Démarrer la sauvegarde pour démarrer. Cela prendra probablement un certain temps, alors vous voudrez peut-être lancer le processus du jour au lendemain. Votre téléphone devra être branché et connecté au Wi-Fi.

Sauvegarder des dossiers sur PC ou Mac

Avec l'application de sauvegarde et de synchronisation de Google, vous pouvez sauvegarder le contenu de votre Mac ou de votre PC, ou uniquement des dossiers sélectionnés. Vous pouvez également synchroniser les fichiers que vous avez stockés sur Google Drive sur votre ordinateur pour un accès facile et hors connexion. Découvrez comment commencer à utiliser l'application de sauvegarde et de synchronisation de Google pour savoir comment démarrer la sauvegarde et la synchronisation de vos fichiers.

Commenter directement sur les fichiers Microsoft Office

Plus tôt cette année, Google avait ajouté la possibilité de commenter des fichiers Microsoft Office, vous évitant ainsi de convertir un document Word, par exemple, en Google Doc afin de pouvoir commenter ou d'utiliser une extension Chrome. Vous pouvez maintenant ouvrir un document Word, un fichier Excel, une présentation PowerPoint, etc., et ajouter vos commentaires directement dans le fichier. Vos commentaires indiqueront si vos collaborateurs ouvrent le fichier dans Google Drive ou dans l'application Microsoft applicable. Pour ajouter votre commentaire, cliquez sur le bouton Ajouter un commentaire - il ressemble à une bulle carrée avec un signe plus à l'intérieur. Pourquoi ne pouvons-nous pas tous nous entendre aussi bien avec Google et Microsoft lorsqu'il s'agit de commenter des fichiers?

Configurer un accès hors connexion

Besoin de travailler pendant vos déplacements ou à d'autres moments lorsque vous n'êtes pas connecté à Internet? Aucun problème. Google Drive vous permet d'accéder à vos fichiers lorsque vous êtes hors ligne, puis synchronise vos modifications lorsque vous vous reconnectez, mais vous devez d'abord effectuer deux opérations pour configurer l'accès en mode hors connexion:

Installez l’extension Google Documents hors connexion.
Connectez-vous à Google Drive, cliquez sur le bouton cog pour ouvrir les paramètres, puis cochez la case Déconnecter les fichiers Synchroniser Google Documents, Feuilles, Diapositives et Dessins sur cet ordinateur pour pouvoir les modifier hors connexion .