Lorsqu'une entreprise en est à ses débuts et que ses fondateurs doivent combler certaines lacunes administratives à moindre coût, de simples applications Web peuvent combler le vide. Les applications que nous allons examiner ici ne conviennent pas toujours aux grandes entreprises. En fait, plusieurs sont conçus spécifiquement pour les petites entreprises qui ont besoin de solutions simples mais robustes aux besoins commerciaux les plus courants.

Gérer des projets avec Basecamp

Une fois qu'une entreprise commence à servir plusieurs clients, elle doit gérer la logistique et veiller à ce que les employés fassent ce que l'on attend d'eux. C'est là qu'intervient Basecamp.

Basecamp n'est pas seulement un simple coordinateur de projet en ligne, c'est le meilleur du genre sur le Web. Une fois que vous vous êtes inscrit, vous pouvez immédiatement créer des projets et les partager avec les employés. Le site propose la création de listes de tâches, la possibilité de partager des fichiers, le suivi de l’avancement du projet, le suivi du temps pour voir quels employés ont travaillé sur le projet, etc. Basecamp fournit essentiellement un service complet de gestion de projet qui vous permet de voir à quel point votre entreprise exécute chaque étape du processus.

Créer et surveiller des projets dans Basecamp ne pourrait être plus simple. Mais Basecamp n'est pas gratuit. Son édition de base coûte 24 dollars par mois et permet aux utilisateurs de créer et de suivre 15 projets simultanément et de stocker jusqu'à 3 Go de données. Les forfaits vont de là à 149 USD par mois, ce qui permet un nombre illimité de projets, 50 Go de stockage et un suivi du temps (les autres forfaits n'offrent pas de suivi du temps). Si vous cherchez quelque chose de simple et efficace dans la gestion de vos projets, Basecamp en vaut la peine.

Prenez toutes vos notes avec Evernote

Prendre le temps de prendre des notes et de les classer est difficile et prend trop de temps. Evernote est un excellent outil pour les entrepreneurs qui souhaitent garder toutes leurs notes visuelles et textuelles organisées.

Evernote est disponible en deux versions: gratuite et premium. La version gratuite vous permet de prendre des notes, de prendre des photos et de capturer des pages Web à l'aide d'un PC ou d'un Mac. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez les télécharger sur le serveur Evernote, qui effectue ensuite une OCR rudimentaire sur vos images, ce qui facilite la recherche lorsque vous effectuez une recherche. La version premium, qui coûte 5 dollars par mois, offre 500 Mo de stockage mensuel (la version gratuite ne dispose que de 40 Mo de stockage), de meilleures fonctionnalités de sécurité et la possibilité de synchroniser n’importe quel type de fichier avec d’autres ordinateurs ou téléphones mobiles.

Evernote fonctionne extrêmement bien. Je l'utilise pour prendre des notes et, de temps en temps, je télécharge de l'audio et des photos. En quelques minutes, les données sont classées en fonction des informations qu'elles contiennent. Par exemple, si je recherche «Windows XP» dans mon compte Evernote, tous les fichiers texte et tous les clips audio qui mentionnent Windows XP sont immédiatement affichés. Je suis constamment étonné de la facilité avec laquelle je trouve mes notes en désordre.

Pour le monde des affaires, Evernote est un outil idéal. Il est très simple de conserver les procès-verbaux des réunions. Si vous souhaitez enregistrer des conférences téléphoniques pour une évaluation ultérieure, vous pouvez utiliser Evernote pour vous aider à rafraîchir votre mémoire. Essentiellement, Evernote est un autre assistant administratif du bureau. La seule différence est que c'est gratuit si vous n'avez pas besoin d'une assistance complète, ou de 5 $ par mois si vous voulez toutes les fonctionnalités. Pour une entreprise qui veut s'assurer que tout ce qu'il fait est bien organisé, ce n'est rien.

FreshBooks pour la facturation

Il existe de nombreux services de facturation sur le Web et chacun offre sa propre combinaison d'utilisabilité et d'applicabilité à une entreprise. Mais si vous recherchez quelque chose de simple qui facilitera le suivi de vos cycles de facturation, FreshBooks est un bon point de départ.

FreshBooks simplifie la gestion des clients, des projets et, surtout, des factures. L'outil génère des factures récurrentes et facture automatiquement les clients. Mieux encore, c’est relativement abordable: vous ne pouvez rien payer si vous avez besoin d’une facturation de base ou jusqu’à 149 dollars par mois si vous voulez que plus d’employés aient accès au compte.

Quand j'ai commencé à utiliser FreshBooks, connaissant toutes les fonctionnalités qu'il offrait, j'attendais de grandes choses de l'outil. Et heureusement, j'étais satisfait. En plus d'être en mesure d'importer et d'exporter vers QuickBooks et des fichiers CSV, l'outil s'intègre automatiquement aux solutions de traitement des paiements telles que PayPal et sa conception permet d'effectuer rapidement et facilement vos tâches de facturation. En fait, j'ai découvert que je pouvais créer des factures et les envoyer aux clients beaucoup plus rapidement que de créer des factures rudimentaires moi-même dans Word et de les envoyer aux clients de cette façon.

FreshBooks brille vraiment dans ses recherches. Si vous utilisez un système brut pour la facturation, vous aurez probablement du mal à vous rappeler quand et si vous avez été payé. FreshBooks élimine ce problème et propose un volet de menu affichant les paiements en attente et les paiements historiques pour que vous sachiez quand de l'argent arrive. Et si vous êtes inquiet au sujet de l'apparence de votre facture, vous pouvez la personnaliser comme vous le souhaitez et même en saisir le logo de votre entreprise.

FreshBooks est un excellent outil de facturation que j’aime mieux que la fonctionnalité intégrée à QuickBooks. FreshBooks est simple, abordable et surtout utile.

Suivre les employés avec InOut Board

Voulez-vous savoir quand vos employés entrent au bureau? Voulez-vous savoir quand ils partent la nuit? Si c'est le cas, ne cherchez pas plus loin que la version en ligne de InOut Board.

InOut Board suit le statut des employés (qu'ils soient ou non au bureau), les présences, les calendriers et même leurs messages téléphoniques à l'aide d'un agent de suivi gratuit basé sur Windows. L'outil comprend également une plate-forme de messagerie instantanée à l'échelle de l'entreprise pour que les employés de votre entreprise puissent discuter entre eux sans utiliser des services tels que AIM ou Google Talk.

Une fois déployé, InOut Board vous permettra d’ajouter des employés au système et de commencer à suivre leur statut. Lorsque les employés entrent au bureau le matin, ils peuvent entrer l’heure à laquelle ils sont arrivés et utiliser InOut Board pour mettre à jour en permanence le système sur ce qui se passe dans la journée. Les gestionnaires peuvent également suivre en secret le statut des employés pour s'assurer qu'ils travaillent et ne font pas ce qu'ils ne devraient pas faire au bureau. Nous n'aimons pas cette fonctionnalité.

InOut Board est un outil de suivi idéal pour une petite entreprise car il est léger et fournit les informations de base requises par les gestionnaires. La version en ligne est gratuite pendant 30 jours. Si vous décidez de l'utiliser, vous devrez débourser 9, 95 USD par mois pour 10 licences utilisateur ou jusqu'à 349, 95 USD par mois pour 2 000 licences utilisateur.

Présentement pour la communication des employés

Pour le moment, faute de meilleure analogie, Twitter avec les groupes, pour les entreprises. Nous pensons que c'est le meilleur des produits "travail Twitter".

Présentement, fournit aux entreprises les outils nécessaires pour créer leurs propres réseaux de microblogging au bureau et permet aux gestionnaires de séparer tous les utilisateurs en groupes. En d’autres termes, les entreprises peuvent placer la direction dans un groupe et les employés de niveau inférieur dans d’autres afin que des discussions puissent être menées entre les membres sans craindre la présence d’employés indésirables.

Une fois présentement déployé dans le bureau, les employés qui s’y abonnent seront automatiquement transférés vers leurs groupes désignés. Ils peuvent tous converser sur un forum public, se lier d'amitié avec d'autres employés et vivre une expérience similaire à celle de Twitter. Lors de mes tests, créer des groupes et converser avec d'autres personnes était simple et son déploiement ne pouvait être plus simple: les utilisateurs devaient s'inscrire, se connecter au compte de leur entreprise et être prêts à commencer.

Mais contrairement à Twitter, ce n’est pas nécessairement gratuit pour le moment. Si vous voulez son ensemble de fonctionnalités les plus simples, il ne vous en coûtera pas un centime aujourd'hui. Toutefois, si vous recherchez des fonctionnalités d'administration avancées et la possibilité de l'installer, l'entreprise facture actuellement 1 dollar par utilisateur et par mois.

Shoeboxed pour tous vos reçus

L'un des aspects les plus importants de la gestion d'une entreprise est de garder une trace de vos reçus. Vous pouvez ainsi être sûr, au moment de l'impôt, que vous êtes prêt à produire des déclarations exactes. Et Shoeboxed vous aidera à faire exactement cela.

Shoeboxed est unique dans cette rafle car il nécessite quelque chose que les autres ne font pas: une action hors ligne. Pour pouvoir utiliser ce service, vous devez envoyer des reçus ou des cartes de visite Shoeboxed à la société par courrier postal. Une fois que la société aura reçu vos reçus, elle les scannera dans votre compte et les mettra à votre disposition en ligne afin que vous ne les perdiez pas de vue. C'est une bonne idée à ne pas négliger si vous avez du mal à vous rappeler où vous avez mis chaque reçu.

Mais ça va mieux. Au cours des dernières semaines, Shoeboxed a signé des accords avec des sociétés comme Evernote, FreshBooks et d’autres qui vous permettent de lier vos deux comptes et d’envoyer vos reçus directement aux services susmentionnés. J'ai envoyé quelques reçus à FreshBooks via Shoeboxed et je me suis rendu compte qu'en termes de comptabilité, c'était un moyen idéal de surveiller mes opérations.

Comme les autres, Shoeboxed propose une version gratuite si vous voulez moins de fonctionnalités et d'annonces, mais ce n'est pas vraiment la meilleure option. La société propose également des versions allégée, classique et professionnelle, au prix de 9, 95 $, 19, 95 $ et 49, 95 $, respectivement. Chacune offre les mêmes fonctionnalités que celles mentionnées ci-dessus, mais diffère en fonction du nombre maximal de reçus que l'entreprise analysera. J'utilise la version à 19, 95 $, car c'est la plus utile pour moi. Si vous avez une grande entreprise, vous pouvez envisager d’utiliser la version à 49, 95 $.