Taxe sur les petites entreprises: un guide

Avec la technologie de plus en plus liée à tous les aspects de l'entreprise, CNET @ Work peut vous aider, des prosommateurs aux petites entreprises de moins de cinq employés, à démarrer.

Avec de plus en plus d’entrepreneurs qui ouvrent de petites entreprises ou des entreprises à domicile, les questions relatives à la fiscalité sont inévitables. Ce guide a pour but de fournir des réponses. Cependant, vous devriez consulter votre conseiller fiscal sur votre situation particulière.

Il doit y avoir des avantages fiscaux pour compenser le risque d'ouvrir une entreprise à domicile, non? En outre, il y a des pièges à éviter, des directives à suivre et des informations à connaître pour vous tenir à l'écart des priorités du Internal Revenue Service.

(En outre, la réforme fiscale peut être l'horizon. Mais au moment d'écrire ces lignes, nous ne disposons pas de suffisamment de détails pour nous permettre de déterminer les impacts potentiels.)

La grande surprise: la taxe sur l'emploi indépendant

Selon l'organisation de votre entreprise, si vous êtes un propriétaire unique ou une société à responsabilité limitée, vous êtes alors responsable de l'impôt sur le travail indépendant. À la différence de ceux employés par d’autres personnes et rémunérés en tant qu’employés, les indépendants sont responsables de ce qui est essentiellement deux fois plus de taxes FICA et Medicare.

En tant qu'employé, vous avez probablement remarqué que 7, 65% sont déduits de votre chèque de paie: 6, 2% pour la sécurité sociale et 1, 45% pour Medicare, dont le maximum est fixé à 7 886, 40 USD en 2017 avec des gains de 127 200 USD. Votre employeur paie le même montant en votre nom. Toutefois, les travailleurs indépendants sont à la fois l’employé et l’employeur et paient les deux moitiés pour un maximum de 19 461, 60 $.

Ceux qui ne sont pas au courant peuvent en être victimes au moment des déclarations de revenus. Étant donné que de nombreux travailleurs indépendants ne perçoivent pas de chèque de paie et que les impôts ne sont pas retenus, il est facile de perdre de vue cette responsabilité jusqu'à la saison des déclarations de revenus, ce qui peut entraîner un choc terrible pour le portefeuille.

Par exemple, si votre entreprise gagne 100 000 dollars et que vous êtes considéré comme un travailleur indépendant, l’impôt sur le travail indépendant s’élèverait à 15 200 dollars. Cela n'inclut pas les impôts sur le revenu. La solution, en particulier si vous ne voulez pas de surprise fiscale négative et des pénalités potentielles de sous-paiement de l'IRS, consiste à inclure le montant de l'impôt dû pour le travail indépendant dans vos paiements trimestriels estimés.

Une partie de cette double imposition peut être compensée par le fait que les travailleurs indépendants peuvent déduire de leur revenu 50% de la taxe qu’ils paient. Dans la tranche d'imposition du revenu de 25% de l'exemple ci-dessus, cela équivaudrait à une réduction de 1 900 dollars de l'impôt fédéral sur le revenu - mieux que rien.

Autres déductions: Assurance maladie

En tant que propriétaire d'entreprise indépendant, si vous n'avez pas accès au régime d'assurance maladie d'un conjoint, vous êtes seul pour obtenir une couverture. Les marchés de l'assurance maladie ont radicalement changé au cours de la dernière décennie. Avec l'avènement de la Loi sur les soins abordables en 2010, l'assurance privée, telle qu'on la connaissait autrefois, n'existait plus.

La mauvaise nouvelle: les régimes d'assurance - qui ne permettent plus aux consommateurs de choisir ce qui est couvert (comme les soins de maternité, la santé mentale ou une visite préventive "gratuite") - peuvent coûter beaucoup plus cher. Voici ce qui n'a pas changé: les travailleurs indépendants peuvent toujours déduire leurs primes d'assurance-maladie, un peu comme la déduction fiscale pour les travailleurs indépendants.

Épargne retraite: le secret le mieux gardé de l'indépendant solo

L'un des problèmes auxquels nous sommes tous confrontés est l'épargne en vue de la retraite. L'un des nombreux risques pour les travailleurs indépendants est de quitter les confins parfois confortables du monde de l'entreprise, où vous pouvez contribuer 18 000 $ au régime 401K de votre entreprise (plus 6 000 $ si vous avez plus de 50 ans) et plus que probablement une partie de ce que l'employeur a égalé.

Il existe plusieurs options ouvertes aux petites entreprises. Le meilleur et le plus flexible est peut-être le plan Indépendant 401K, également connu sous le nom de Solo 401K. Cette option s’adresse aux employeurs n’ayant pas d’employés supplémentaires autres que le propriétaire et son conjoint. Il n’est pas soumis à l’exigence plutôt stricte que les régimes 401K traditionnels doivent être respectés et sont faciles à mettre en place.

De nombreux fournisseurs ont un processus très simplifié, ce qui facilite le lancement d'un tel plan. A partir de là, le propriétaire de l'entreprise porte deux chapeaux:

En tant qu'employé, vous pouvez contribuer jusqu'à 18 000 $ par an de revenu gagné et une contribution de rattrapage supplémentaire de 6 000 $ si vous avez plus de 50 ans.
En tant qu '"employeur", vous pouvez contribuer jusqu'à 25% des bénéfices nets de l'entreprise.

La cotisation maximale totale, y compris les cotisations «employé» et «employeur» pour 2017, est de 54 000 $ pour les moins de 50 ans et de 60 000 $ pour les 50 ans et plus.

La tenue des dossiers et les charges administratives d’un tel plan sont allégées. Lorsque l'actif du régime atteint 250 000 $, le formulaire 5500-EZ doit être déposé auprès de l'IRS. Cependant, comme pour le reste, il s’agit d’un formulaire "simple" à remplir qui ne devrait pas prendre plus de 10 minutes.

Dernier point, mais non des moindres, le plan Solo 401K est disponible sous forme ROTH et sous forme traditionnelle déductible des impôts.

Que puis-je déduire?

En réalité, vous pouvez en déduire un peu en tant que propriétaire d’une petite entreprise. Si vous êtes un propriétaire unique ou avez formé une société à responsabilité limitée (ou LLC), vous ou votre professionnel de la fiscalité allez probablement produire une annexe C (Bénéfice ou perte de l'entreprise à propriétaire unique). Si vos dépenses d'entreprise totales sont inférieures à 5 000 $, vous pouvez utiliser l'annexe C-EZ.

Vous y trouverez la liste de vos revenus et dépenses, allant de la publicité aux frais de bureau, fournitures, réparations et entretien, voyages, repas et divertissements déductibles, services juridiques et professionnels, services publics, taxes et permis, et location, entre autres. catégories. Il existe également une «autre catégorie» dans laquelle les propriétaires de petites entreprises imputent des dépenses telles que des abonnements, des dépenses téléphoniques et Internet, voire d’autres, en fonction de la nature de leurs activités.

Les propriétaires de petites entreprises s'interrogent souvent sur la question de savoir ce qu'ils peuvent ou ne peuvent pas déduire. En un mot, les dépenses professionnelles légitimes doivent être:

A la fois ordinaire (considéré commun dans votre type d'entreprise) et nécessaire (approprié à votre type d'entreprise ou à votre secteur d'activité) pour exploiter votre petite entreprise.
Ne doit pas être de nature personnelle: l'annexe C est pour votre entreprise; dépenses personnelles, telles que les intérêts hypothécaires (sauf si vous avez droit à une déduction pour bureau à domicile, auquel cas une partie serait encore prélevée ici), impôts locaux et locaux, pertes liées aux accidents ou au vol, frais de préparation d’impôts, frais médicaux ou autres, si déductibles du tout, figurerait ailleurs dans votre déclaration de revenus, très probablement l’Annexe A (Déductions détaillées).

Que puis-je dépenser?

Selon le type d'entreprise que vous exploitez, vous devrez probablement acheter de l'équipement. Cela pourrait inclure tout, d'un ordinateur, des moniteurs, un ordinateur portable, une imprimante, des bureaux, des tables, des chaises, etc. Alors que les grandes entreprises amortissent généralement ces actifs au fil du temps, réclamant essentiellement une petite partie du coût chaque année en fonction de la durée de vie utile de l'actif, les petites entreprises peuvent essentiellement imputer ces actifs à des fins fiscales dans l'année de leur achat.

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L’amortissement dit «article 179» comporte une limite généreuse pouvant aller jusqu’à 500 000 dollars par an. Donc, si vous achetez un ordinateur portable pour 2 000 $ qui est utilisé uniquement à des fins professionnelles, plutôt que de l'amortir sur sa durée de vie utile (déterminée par l'IRS comme étant de cinq ans), ce qui lui-même permettrait une déduction de 400 $, vous pouvez déduire la totalité des 2 000 $ l'année d'achat. Cela offre aux petites entreprises un incitatif fiscal pour l’achat d’équipement. Les économies d'impôt peuvent être considérables. Vous souvenez-vous de la taxe de 15, 2% sur le travail indépendant mentionnée précédemment? C'est calculé après les dépenses.

Qu'en est-il des actifs non utilisés uniquement à des fins professionnelles?

Ne vous inquiétez pas: s'il existe des actifs utilisés à la fois pour des raisons professionnelles et personnelles - appelés "actifs à usage mixte" - vous pouvez toujours prendre une déduction partielle, en fonction du pourcentage d'utilisation par les entreprises. Ceux-ci peuvent inclure l'ordinateur portable que vous utilisez la moitié du temps professionnel, ainsi qu'une partie de vos factures Internet et téléphoniques.

De plus, cela peut inclure des dépenses pour l’utilisation professionnelle de votre voiture, via un taux de kilométrage standard (actuellement 0, 535 USD par mile), ou les dépenses réelles de réparation, essence, entretien et réparations, même si elle est utilisée principalement à des fins personnelles ( les déductions seront calculées au prorata). Comme dans tous les aspects de la gestion d'une petite entreprise, la conservation de dossiers impeccables est un impératif absolu. Par exemple, pour le kilométrage déductible, vous devez conserver un relevé du compteur kilométrique au début et à la fin, ainsi que de la date, du lieu et du but du voyage. Les miles de trajet, le cas échéant, ne sont pas déductibles.

Le bureau à domicile

C’est l’un des domaines les plus délicats en termes de fiscalité des petites entreprises et qui fait l’objet d’un examen minutieux. En fin de compte, si une partie de votre maison est utilisée exclusivement pour votre entreprise, vous pourriez être admissible à la déduction pour bureau à domicile. Cependant, contrairement aux autres actifs (le PC décrit plus haut, la moitié utilisée à des fins professionnelles et l'autre personnelle), cet espace désigné - pour bénéficier de la déduction - ne peut pas être utilisé à des fins diverses.

Même si vous utilisez un petit espace, par exemple une ancienne chambre d'amis de 12 pieds sur 12 pieds, exclusivement pour votre entreprise, vous pouvez obtenir des avantages fiscaux en le radiant. À partir de là, vous aurez une autre décision: utiliser la méthode régulière ou l’option simplifiée.

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Méthode régulière

Cela vous permet d'utiliser les dépenses réelles associées à l'utilisation du bureau, y compris les intérêts hypothécaires, les services publics, les assurances, les réparations et autres coûts, ainsi que l'amortissement. Essentiellement, tous les coûts sont calculés au prorata de la superficie en pieds carrés du bureau par rapport à celle de la maison entière. Dans le cas d'éléments tels que les intérêts hypothécaires et les taxes foncières, le montant associé au reste de votre maison (sauf l'espace réservé aux entreprises) est toujours indiqué dans l'Annexe A (Déductions détaillées).

Option simplifiée

Comme son nom l'indique, les calculs sont beaucoup plus simples pour calculer la déduction; 5 $ par pied carré jusqu'à une déduction maximale de 300 pieds carrés ou 1 500 $. Il n'est pas nécessaire d'effectuer d'autres calculs, sauf si vous souhaitez déterminer quelle méthode permet la déduction la plus élevée.

Récupération d'amortissement

Voici une autre chose à savoir. De nombreux propriétaires de petites entreprises à domicile ne le savent peut-être pas: si vous utilisez la méthode habituelle et prenez l’amortissement, le montant total sera récupéré lors de la vente de la maison, ce qui réduira vos coûts de base et pourrait entraîner des gains en capital, en fonction du prix de vente par rapport au coût de base. De généreuses exclusions de gains en capital sur la vente d'une résidence principale éligible (célibataire de 250 000 $, mariée de 500 000 $) peuvent offrir une couverture adéquate à cet égard, mais toutes les situations sont différentes.

Voyage d'affaires

Vous pouvez prendre en charge les frais de transport, y compris les billets d’avion, la location de voiture, le stationnement, etc., ainsi que les frais d’hébergement et de séjour, ainsi que les autres frais associés. Si un voyage est personnel et professionnel, soyez prudent; vous ne pouvez déduire que ce qui est imputable aux entreprises.

Repas et divertissement

Seuls 50% des frais de repas et de divertissement admissibles sont déductibles. Vous pouvez déduire le coût des repas et des divertissements liés aux affaires avec les clients, ainsi que de vos repas lors de conférences ou de voyages d’affaires. Tenir des registres précis et détaillés - pour les repas avec les clients, noter les dates, les participants et le lieu. Il est toujours sage de conserver les reçus.

Mettre tous ensemble

Une tenue de dossiers précise est indispensable dans tous les aspects de la gestion de votre entreprise. Conservez un fichier de reçus et faites preuve de prudence lorsqu'il s'agit de conserver ou de perdre des reçus ou d'autres documents. De plus, il est sage d’envisager d’utiliser un logiciel de comptabilité (tel que QuickBooks) ou d’embaucher quelqu'un pour gérer vos livres.

Enfin, envisagez de travailler avec un fiscaliste qui connaît les tenants et les aboutissants des petites entreprises et les impôts des particuliers. Lorsque vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vos taxes personnelles et professionnelles sont probablement étroitement liées. Bien qu’il soit extrêmement important de bien préparer les déclarations de revenus, il s’agit d’un événement passéiste. La planification fiscale, qui devrait commencer chaque année le 1er janvier, est une stratégie tournée vers l'avenir et peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre situation fiscale personnelle et professionnelle.

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