La technologie est distrayante, cela ne fait aucun doute. Au lieu de laisser les gadgets électroniques détourner votre attention des activités plus importantes de votre journée de travail, utilisez-les pour renforcer votre concentration.

De nombreuses méthodes de gestion du temps nécessitent un symposium de plusieurs jours à maîtriser. Une technique simple est la technique Pomodoro de Francesco Cirillo, qui tire son nom du minuteur de cuisine de 25 minutes en forme de tomate utilisé par Cirillo pour rester concentré lors de ses études à l'université de Rome.

En 25 minutes, vous apprendrez l'essentiel de ce qu'il y a à savoir sur la méthode simple de gestion du temps de Pomodoro. Le livre électronique gratuit Pomodoro Technique (téléchargement au format PDF) est long à lire.

En résumé, vous dressez la liste des activités de chaque journée et déterminez le nombre de "Pomodoros", ou périodes de 25 minutes, que vous passerez sur chacune d'elles; vous pouvez ajuster la longueur de vos Pomodoros, mais 25 minutes suivies d'une pause de 5 minutes semblent fonctionner pour beaucoup de gens. Après quatre Pomodoros, vous prenez une pause plus longue.

Pendant que vous travaillez, vous suivez le nombre de Pomodoros que chaque tâche a réellement besoin de compléter. À la fin de la journée, vous comparez votre estimation avec les résultats réels pour chaque tâche. Utilisez ces informations pour améliorer vos estimations futures.

Parler de tomate suit votre journée de travail

Plusieurs programmes ont été écrits pour être utilisés avec la technique Pomodoro. Celui sur lequel je me suis installé est le logiciel gratuit Pomodoro Timer, un programme open source qui place une icône de tomate dans la zone de notification de Windows; L'utilitaire est également disponible pour Mac et Linux.

Pomodoro Timer est dépourvu de documentation ou d'informations d'aide, vous devez donc le prendre ou le laisser. Après avoir installé le programme, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône Tomate dans la zone de notification et choisissez Démarrer Pomodoro. Vous êtes invité à donner un nom à Pomodoro. Cliquez sur OK pour démarrer l'horloge.

Choisissez Paramètres dans le menu contextuel pour ouvrir la boîte de dialogue qui affiche les options permettant de modifier la durée de chaque Pomodoro, de régler les alertes et les effets sonores du programme (vous voudrez bien décocher "Cocher le son"), de nommer et de suivre vos messages. Pomodoros.

Pendant que vous travaillez, le temps restant dans le Pomodoro actuel est compté dans la zone de notification en chiffres noirs. Cochez la case "Afficher le compteur de temps" dans la boîte de dialogue Paramètres pour afficher la durée restante dans une petite fenêtre se trouvant sous le nombre noir qui précède.

Ennemi de la gestion du temps: interruptions

Bien sûr, les journées de travail sont souvent imprévisibles. Les interruptions sont parfois internes, telles que l'envie de consulter votre courrier électronique, et parfois externes, telles qu'un téléphone qui sonne ou une réunion impromptue avec votre patron. Lorsque vous êtes interrompu, mettez Pomodoro en pause en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le compte à rebours et en choisissant Interrompre Pomodoro. Si l'interruption devient une tâche, enregistrez-la avec les autres Pomodoros de la journée.

Sur votre journal Pomodoro, vous enregistrez l’importance urgente et importante de chaque interruption et, si ce n’est ni l’un ni l’autre, essayez de le reporter à l’avenir jusqu’à ce que vous ayez terminé la tâche à accomplir. L’objectif est d’améliorer votre capacité à prévoir le temps qu’exigent diverses tâches.

Lorsque vous êtes prêt à retourner au travail, choisissez Reprendre Pomodoro dans le menu contextuel.

Le livre électronique recommande d'utiliser du papier pour planifier chaque jour de Pomodoros et enregistrer vos progrès et vos interruptions. Bien sûr, vous pouvez également utiliser un tableur, un enregistrement de base de données ou un fichier texte pour suivre votre activité professionnelle. J'ai utilisé l'éditeur de texte par défaut de mon PC pour créer mon journal Pomodoro (cela ressemble à quelque chose que vous verriez à côté du plongeon d'avocat lors d'une fête).

Pour afficher les statistiques sur vos anciens Pomodoros, sélectionnez Statistiques dans le menu contextuel. Les Pomodoros sont répertoriés par nom, date de fin et durée, avec des informations sur les interruptions. Vous pouvez trier les entrées en fonction de chaque colonne, mais vous ne pouvez pas exporter les informations sans copier / coller chaque entrée individuellement.

J'ai passé quelques jours à enregistrer et à analyser Pomodoros. Le processus ne s'est pas introduit dans ma journée de travail. Comme la plupart des gens planifient leur temps de travail sur la base de segments d'une demi-heure, prévoir le temps que chaque tâche prendrait était intuitif. J'ai enregistré Pomodoros seulement quand j'étais à mon bureau et généralement sur l'ordinateur. D'autres personnes les utiliseront pour planifier des réunions et de nombreux appels téléphoniques liés à leur travail.

Les incréments d'une demi-heure se sont avérés trop courts pour moi. J'ai augmenté l'intervalle à 1 heure et le temps de pause à 10 minutes. À 25 minutes, je soufflais depuis le rappel de la pause, mais j’étais habituellement prêt à prendre une pause après une heure de travail soutenu.

Comme je travaille à domicile, un des avantages inattendus de l’enregistrement de mes interruptions a été la décision de désactiver la sonnerie sur notre ligne fixe pendant la journée de travail. Je me fie à mon téléphone portable pour le travail. Ainsi, presque chaque appel sur la ligne fixe de 9h à 17h était un argumentaire marketing ou un rappel de rendez-vous. (Notre numéro de domicile est inscrit sur chaque liste de numéros de télécommunication exclus, mais les arguments marketing non désirés persistent.)

Que vous planifiiez et enregistriez régulièrement vos Pomodoros ou que vous le fassiez pour une courte période, vous aurez probablement une bien meilleure compréhension de la façon dont vous passez votre journée de travail. Les informations rendront votre planification plus précise et vous indiqueront également des moyens de minimiser les interruptions et d’éviter les pertes d’heures de travail.