Avec la technologie de plus en plus liée à tous les aspects de l'entreprise, CNET @ Work peut vous aider à démarrer - que vous soyez un particulier dans une petite entreprise de moins de cinq employés.

Il y a cinq ans, je consultais une petite coopérative de crédit locale qui cherchait à confier le développement de son site Web à un cabinet professionnel qui comprenait les éléments d'une excellente image de marque et du marchandisage. L'objectif de la caisse était de "niveler le terrain de jeu" afin que sa présence en ligne puisse concurrencer favorablement les sites Web des grandes banques et des institutions financières.

Nous avons examiné divers sites Web et sociétés de marketing. De loin, le meilleur concepteur de site Web et personne de marque était un pigiste local travaillant à domicile. Ses concurrents: plusieurs grandes entreprises basées à Seattle - toutes dotées de bureaux bien aménagés et équipées de machines à cappuccino servant des cafés personnalisés aux clients en visite. Nous avons visité ces entreprises, mais le pigiste local n’ayant pas de bureau, il s’est donc rendu à la caisse.

En tant que consultant s’intéressant principalement à la qualité, j’ai informé mon client que le designer indépendant avait effectué le travail de la plus haute qualité. Toutefois, s’agissant d’autres éléments de la demande de proposition de la caisse populaire, tels que la capacité à soutenir le travail de manière continue ou la solvabilité financière à long terme du fournisseur, le pigiste n’a pas bien rivalisé. En fin de compte, la coopérative de crédit a opté pour un contrat beaucoup plus coûteux d'une des sociétés de Seattle, qui sert un excellent cappuccino et dispose d'un bureau impressionnant au centre-ville. "Pourquoi voulons-nous faire confiance à un magasin pour un seul cheval dont nous ne savons même pas qu'il sera construit l'année prochaine?" le PDG de ma société cliente s'est plaint.

Leçon: L’impression professionnelle fournie par un bureau physique est importante.

"Ce que beaucoup d'entreprises constatent, c'est qu'elles ne peuvent tout simplement pas bien fonctionner sans rencontrer leurs clients en personne", déclare Marcus Moufarrige, PDG de Servcorp, qui fournit des bureaux "virtuels" mondiaux.

Ne pas confondre avec la réalité virtuelle, un bureau virtuel, selon Servcorp, permet aux petites et moyennes entreprises de bénéficier des avantages d’une adresse prestigieuse, de numéros de téléphone fixes et du soutien de l’équipe sans s’engager dans un espace de bureau dédié.

"Vous pouvez être basé à New York et gérer une force de vente mondiale dans plusieurs endroits avec une touche physique" légère ", mais vous avez toujours besoin de bureaux physiques et de personnel de soutien dans ces endroits distants pour conclure de grosses transactions."

En d'autres termes, les clients se sentent mieux de faire affaire avec une entreprise disposant d'un bureau et d'une salle de conférence attrayants, avec un personnel administratif professionnel disponible pour prendre les appels téléphoniques, prendre rendez-vous - et servir le cappuccino, si nécessaire.

Pour Mourfarrige, les petites entreprises cherchant à s'implanter dans le monde entier en disposant de bureaux et d'installations attrayants dans des villes du monde entier peuvent le faire sans avoir à se limiter à des contrats d'achat ou de location à long terme d'immeubles.

L’alternative proposée par ses entreprises et par d’autres entreprises est l’utilisation de bureaux, d’installations, de technologies et d’une assistance administrative «à la demande» aux États-Unis et dans le monde, où les entreprises ne paient que ce dont elles ont besoin ou utilisent.

Comment ça marche

Imaginons que vous soyez un fournisseur de logiciels cloud basé à New York, avec des vendeurs à distance basés à Los Angeles, Chicago, Sydney, Amsterdam et Tokyo. Ces vendeurs sont généralement sur la route; quand ils ne sont pas sur la route, ils ont tous des bureaux à domicile. Toutefois, lorsqu'un vendeur doit faire une présentation majeure ou conclure un accord avec un gros client à Los Angeles, par exemple, il peut louer un bureau doté d'un support administratif, d'une salle de conférence et de la dernière technologie vidéo. L'environnement de bureau impressionnant souligne la force et la marque de la société et contribue à la conclusion du contrat.

Donc, si vous êtes une petite entreprise sans une présence impressionnante de brique et de mortier, quelles mesures pouvez-vous prendre pour capitaliser sur la brique et le mortier lorsque vous en avez besoin?

Étape 1: confirmez la valeur commerciale de la brique et du mortier

De nombreuses entreprises de vente au détail en ligne affirment fièrement qu’elles n’ont ni l’aspiration ni aucune présence physique. Mais pour de nombreuses autres activités - planification financière, comptabilité, droit, assurances, immobilier, logiciels commerciaux, arpentage, architecture et construction, et soins de santé, pour n'en nommer que quelques-unes - un bureau virtuel peut être un réel concurrent avantage.

L. Blake Harvey, président d'une société de relations publiques basée à New York, voit de nombreux avantages à une présence de bureau virtuel: "J'ai utilisé des solutions de bureau virtuel et elles étaient si essentielles pour aider à établir une base plus solide pour la société" dit Harvey. "Cela m'a permis de travailler avec des clients et des partenaires en toute confiance, sachant que mon numéro de téléphone local dédié était toujours en service et que mon courrier était traité avec professionnalisme. L'accès à des bureaux et à des salles de conférence toutes les heures m'offrait l'avantage supplémentaire de pouvoir rivaliser avec mes homologues de l’industrie à un prix raisonnable pour mon entreprise. Le personnel professionnel des assistants de direction et du personnel d’étage m’a permis de déléguer des tâches appropriées qui me libéraient inévitablement plus de temps pour bâtir l’entreprise. "

Étape 2: Quels services devriez-vous rechercher?

Au minimum, les bureaux virtuels doivent offrir un environnement attrayant dans lequel vos vendeurs sur le terrain peuvent rencontrer des clients. Ces installations matérielles peuvent comprendre des bureaux, des salles de réunion de conférence, des toilettes, un espace cuisine - si du café et / ou des rafraîchissements doivent être apportés ou préparés - et un espace réception où le personnel administratif du lieu accueille le client avec votre Nom de la compagnie. Une deuxième couche au-dessus des locaux physiques soutient la technologie. Cela peut aller des services téléphoniques et de l’Internet haut débit à la vidéoconférence et à d’autres technologies facilitant la présentation et la démonstration de produits.

"En tant que société de conseil en technologie, Chairseven a pour mission de soutenir nos clients en leur fournissant des services de conseil en technologie de premier ordre et un support client sans pareil", a déclaré Jordan Hamad, PDG. "En utilisant des bureaux virtuels, nous pouvons nous assurer que le téléphone répond toujours de manière professionnelle et que nous disposons toujours d'un espace fiable, professionnel et bien aménagé dans lequel nous pouvons héberger nos clients. Cela nous permet de ne pas nous concentrer sur l'exploitation d'un espace physique., mais ce que nous faisons de mieux - résoudre certains des problèmes technologiques les plus difficiles auxquels nos clients sont confrontés. "

Étape 3: N'oubliez pas de vendre

Un bureau virtuel doit être joliment meublé et nommé - et une partie de ce sera à vous. Vous voudrez introduire une partie de votre propre marque (signalisation de l'entreprise, etc.) dans l'installation pour l'identifier comme faisant partie de votre entreprise. Investissez dans une signalétique de haute qualité (ne suspendez pas simplement une enseigne improvisée) et dans le mobilier de bureau. Demander de l'aide à la décoration professionnelle si vous en avez besoin.

Étape 4: Dialoguez avec votre force de vente

Si vous utilisez aujourd'hui strictement les bureaux à domicile pour votre force de vente et que vous souhaitez intégrer des bureaux virtuels, votre force de vente doit savoir quand et comment les utiliser. Un scénario possible: leur apprendre à utiliser une installation virtuelle uniquement lorsqu'ils doivent faire une présentation clé à un client. En temps normal, leurs tâches quotidiennes se poursuivaient principalement sur le terrain, en utilisant leurs bureaux à domicile. Dans d’autres cas, il serait peut-être plus judicieux d’offrir à vos vendeurs un espace de bureau virtuel régulier.

Dans tous les cas, il est important que votre force de vente sache exactement dans quelles circonstances vous souhaitez utiliser de l'immobilier virtuel. Il est également important de faire participer votre force de vente au processus. Demandez-leur de visiter un site potentiel de bureau virtuel avant de conclure un accord. Obtenez leur feedback, à l'avance, sur le fait de savoir s'ils considèrent qu'un bureau virtuel est nécessaire sur leur site. Enfin, il est important que vous prévisualisiez personnellement ces installations. "Nous utilisons des bureaux virtuels mondiaux depuis de nombreuses années, et je me fais toujours un devoir de visiter périodiquement ces bureaux", a déclaré Mourfarige.

Résultat: les entrepreneurs et les propriétaires de petites entreprises disposent désormais d’alternatives abordables et flexibles pour exercer une présence physique sur les marchés clés du monde entier.

"Selon nous, " dit Emin Tatosian, cofondateur de la start-up fintech FastFin, "il s'agit d'un bureau basé sur le cloud, une ressource élastique pour nous. Nous pouvons nous développer et nous contracter si besoin est."