Au fur et à mesure que votre boîte de réception se remplit, il peut être difficile de distinguer les messages importants de ceux que vous pourrez lire plus tard - voire pas du tout. Le nombre de destinataires est l’un des moyens d’aider à identifier les courriels personnels en provenance de ceux impersonnels. En mettant en surbrillance les messages envoyés uniquement à vous, vous risquez moins de rater des messages nécessitant votre attention immédiate.

En novembre dernier, j'ai expliqué comment fusionner plusieurs comptes de messagerie et les organiser à l'aide de filtres et d'étiquettes. Cela peut aider à transférer des messages moins importants de votre boîte de réception vers des dossiers que vous pouvez parcourir à votre guise.

Mais tous les messages non filtrés ne vous sont pas personnellement adressés. La mise en forme conditionnelle conditionnelle de Microsoft Outlook 2010 et les "indicateurs de niveau personnel" de Gmail vous aident à comprendre les messages personnalisés en indiquant d'un seul coup d'œil si votre adresse est la seule dans le champ À: ou si le courrier a été envoyé à plusieurs destinataires.

Modifier l'apparence du courrier adressé personnellement dans Outlook 2010

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de mise en forme conditionnelle d'Outlook 2010 pour modifier l'apparence des messages répondant à des caractéristiques spécifiques. Pour accéder à la fonctionnalité, cliquez sur l'onglet Affichage du ruban, sélectionnez Paramètres de visualisation à l'extrême gauche du ruban, puis choisissez Mise en forme conditionnelle dans la boîte de dialogue Paramètres d'affichage avancés.

Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle règle, attribuez-lui un nom (par exemple, "Seulement pour moi") et choisissez le bouton Condition. Dans la boîte de dialogue Filtre, cochez la case "Où suis-je" et sélectionnez "la seule personne sur la ligne À" dans le menu déroulant à droite. Cliquez sur OK pour créer le filtre.

De retour dans la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle, mettez en surbrillance la nouvelle règle (si ce n'est déjà fait). Cliquez ensuite sur le bouton Police et choisissez un type, une taille et une couleur de police qui faciliteront l’identification des messages correspondant à la règle que vous venez de créer. Pour moi, une couleur distinctive (marron) fait l'affaire.

Cliquez deux fois sur OK pour fermer les boîtes de dialogue et revenir à votre boîte de réception, où les messages "Uniquement pour moi" apparaîtront dans le format que vous venez de spécifier. Vous pouvez créer d'autres règles de mise en forme conditionnelle pour identifier les messages pour lesquels votre adresse apparaît dans le champ Cc ou dans le champ À avec d'autres. Cependant, j’ai trouvé qu’il suffisait de coder en couleur un seul type de message pour éviter d’avoir à mémoriser ce que plusieurs couleurs ou mises en forme indiquent.

Attribuer un indicateur personnel aux messages Gmail

Il est facile de repérer des messages personnels dans Gmail lorsque vous activez les indicateurs de niveau personnel du service. Cette fonction place un simple chevron à la gauche des objets de message dans votre boîte de réception pour indiquer le courrier envoyé à votre adresse plutôt qu'à une liste de diffusion, et un double chevron à côté des objets de messages envoyés uniquement à votre adresse.

Pour afficher les indicateurs de niveau personnel de Gmail, cliquez sur Paramètres dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Gmail, choisissez l'onglet Général (c'est probablement la vue par défaut) et faites défiler jusqu'à "Indicateurs de niveau personnel", qui apparaît juste en dessous de l'option Signature. Sélectionnez "Afficher les indicateurs" et cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications au bas de la fenêtre.

Les chevrons apparaissent dans l'indicateur "Important" de Gmail, destiné à mettre en évidence les messages prioritaires basés sur les propres règles de Gmail. Passez le curseur de la souris sur l'indicateur pour voir la raison pour laquelle le message a été marqué comme important par Gmail.

Les critères incluent les messages qui vous sont envoyés directement, les mots contenus dans les messages, les personnes participant à la conversation, votre tendance à lire des messages portant cette étiquette ou (mon préféré) selon "notre sauce magique". Puis-je avoir des frites avec ça?