Cela fait partie de la série #adulting de CNET qui vous aidera à comprendre comment vivre, travailler et jouer maintenant que vous êtes tous grands.
Si vous avez un travail - ou allez à l'école ou respirez - en 2017, vous comptez probablement sur le courrier électronique pour faire avancer les choses. Et bien que vous ayez probablement envoyé des e-mails pendant une bonne partie de votre vie, l’envoi de courriers électroniques à vos collègues et à vos chefs est différent de celui de votre mère ou de votre meilleure amie.
J'écris professionnellement des courriels pour des clients depuis environ 10 ans. Voici mes meilleurs conseils pour que vos e-mails soient ouverts, lus et auxquels vous puissiez répondre à chaque fois.
1. Ne perdez pas la ligne d'objet
L'objet est la première (et parfois la dernière) occasion pour que quelqu'un ouvre votre courrier électronique. Ne boit pas avec une ligne d'objet qui dit juste "Salut!" Cela ne dit rien au lecteur. S'ils ne vous connaissent pas personnellement, ils supposeront simplement que votre courrier électronique est un spam et le supprimeront.
La meilleure ligne d'objet résume le sujet de votre courrier électronique. Voici quelques bons exemples:
- Question sur la réunion de mardi
- Besoin d'aide avec le nouveau logiciel
- Connaissez-vous Jim Smith?
- Retour d'information utile sur la conférence de New York
N'oubliez pas que les lignes d'objet sont coupées, en particulier sur mobile. Alors, soyez bref, intéressant et pertinent.
2. Ajouter un sentiment d'urgence (... si c'est urgent)
Un autre conseil pour vous ouvrir consiste à ajouter un sentiment d'urgence à la ligne d'objet - si et seulement si c'est urgent. L'utilisation du verrouillage des majuscules est excellente pour cela, mais utilisez-la avec parcimonie. Voici quelques exemples:
- J'ai besoin de votre feuille de calcul dès que possible
- URGENT: Avez-vous déjà voté?
- ATTN: Besoin d'aide dans la salle de réunion
- RSVP: Besoin de votre réponse par EOD
- TIMELY: Inscrivez-vous avant 18 heures aujourd'hui
Ce qui précède n’est utile que lorsque vous avez réellement besoin de lire et de répondre de manière urgente au courrier électronique. En cas de surutilisation, ces préposés perdent rapidement leur tirage.
3. Soyez décontracté et utilisez des noms
Si vous envoyez un courriel à une personne qui ne vous connaît pas, assurez-vous de toujours ouvrir avec le nom de la personne. Cela rend un courriel moins spammé et plus personnel. Un email occasionnel peut commencer, "Salut Anna!" Si le courrier électronique est plus formel, choisissez quelque chose comme: "Bonjour Anna Jones" ou "Chère Mme Jones".
Même si un e-mail est normalement formel, vous aurez peut-être plus de chance de pouvoir utiliser une tactique informelle et imprévue. Ce type de courrier électronique est personnel et occasionnel, mais pas envahissant. Dire bonjour, utiliser son prénom et mentionner quelque chose de personnel et de spécifique au destinataire peut amener le courrier électronique à cet endroit décontracté sans dépasser les limites. Certaines choses que vous pouvez dire sont:
- C'était génial de vous rencontrer la semaine dernière
- J'ai adoré votre tweet / message Facebook / etc. à propos de [remplissez le vide ici]
- Votre intervention à la conférence [remplissez le vide] m'a été particulièrement utile car [remplissez le vide]
Cette approche informelle peut amener le destinataire à se sentir détendu et plus réceptif. J'utilise l'approche causale 90% du temps et ça marche. J'économise formellement pour des représentants du gouvernement et des PDG de grandes entreprises.
Même dans des courriels plus formels, commencer avec un compliment ou une expérience personnelle positive peut immédiatement amener le lecteur à investir dans votre courrier électronique et à être plus disposé à répondre. Reste bref.
4. Allez droit au but
Réfléchissez à la manière dont vous vérifiez et hiérarchisez votre boîte de réception. Il est fort probable que vous parcouriez de nombreux courriels pour identifier ce qui nécessite une réponse immédiate et ce qui peut être retardé. Alors, ne perdez pas de temps avec les préambules. Allez droit au but immédiatement, puis ajoutez ensuite un explicateur ou une information complémentaire. Personne n'a le temps de parcourir un courrier électronique pour savoir ce que vous voulez.
Le cas échéant, une liste à puces peut aider le lecteur à comprendre rapidement ce dont vous avez besoin.
5. Soyez bref
Même si vous arrivez tout de suite au point, ne vous découragez pas par la suite. N'incluez que les informations les plus importantes, puis arrêtez de taper. Sérieusement. Un long bloc de texte fera simplement soupirer vos destinataires et décidera qu'ils reviendront et liront votre courrier plus tard lorsqu'ils auront plus de temps. Devinez quoi, cependant? Votre email sera vite oublié et ils ne vous répondront jamais.
6. Ajouter une incitation à l'action
Si vous voulez qu'un destinataire agisse, dites-le. Donnez-leur des instructions sur exactement ce dont vous avez besoin, comme une réponse à une date et une heure données. C'est ce qu'on appelle une incitation à l'action (CTA) dans la profession d'écriture de courrier électronique.
7. Rendez-le facile
Assurez-vous qu'il est aussi facile que possible pour votre destinataire de faire ce que vous demandez. Ajoutez un lien sur lequel cliquer, un numéro de téléphone à appeler ou un document à relire si vous avez besoin de plus qu'une réponse par courrier électronique.
8. Ajouter une date limite
N'oubliez pas d'ajouter un sentiment d'urgence en donnant au destinataire un délai pour son action, si vous le pouvez. En outre, les bonnes manières sont essentielles pour éviter que votre appel à l'action ne soit exigeant. Dites s'il vous plaît et merci pour adoucir votre demande.
Voici quelques exemples:
- Pouvez-vous m'envoyer une réponse par EOD? Merci!
- Pouvez-vous s'il vous plaît confirmer votre présence en utilisant ce lien avant midi?
- Veuillez me téléphoner avant 9 heures. Mon numéro de portable est le 000-0000.
- S'il vous plaît rejoindre le reste de l'équipe sur notre groupe Slack: abc123.slack Mot de passe: 1234
En fonction de l'urgence de votre demande, il peut également être utile de demander au destinataire de répondre même si le délai ne fonctionne pas . De cette façon, vous pouvez mener un dialogue qui aide à éviter les chutes.
9. N'oublie pas ton nom
Terminez l'e-mail avec un merci et votre nom. Ne présumez pas simplement qu'ils savent de qui provient l'e-mail. En fait, veillez à modifier la signature automatique de votre compte de messagerie avec votre nom complet, votre profession ou votre poste et vos informations de contact, de manière à ce qu'elle soit automatiquement renseignée dans chaque e-mail.
10. suivi
Après que votre date limite soit passée, n'hésitez pas à envoyer un courrier électronique au destinataire pour vérifier sa réponse. Parfois, les gens ont l’intention de vous répondre, mais ils oublient tout simplement.
Voici quelques lignes de suivi que vous pouvez voler:
- Bonjour (nom), j'ai remarqué que vous ne m'aviez pas répondu à propos de (sujet). Pouvez-vous me revenir d'ici (heure)? Merci!
- Bonjour (nom), avez-vous vu mon email à propos de (sujet)? Si je pouvais obtenir une réponse d'ici (heure), ce serait fantastique. Merci!
Connaître l'art d'un email efficace peut vous faire remarquer. Utilisez ces éléments et vous obtiendrez des résultats. Qui sait? Vos compétences en matière de messagerie électronique peuvent même vous faire grimper au travail.
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