Google Docs regorge d'outils puissants. En voici 10 qui vous aideront à tirer le meilleur parti de l'application gratuite de traitement de texte de Google.

Parlez au lieu de type

Lorsque vous préférez utiliser votre voix plutôt que vos doigts, essayez l'outil de saisie vocale de Google Documents.

En haut d'un document ouvert, sélectionnez Outils> Saisie vocale . Une petite fenêtre avec une grande icône de microphone apparaît le long du bord droit de Chrome sur laquelle vous pouvez cliquer pour activer ou désactiver la saisie vocale. La saisie vocale est disponible uniquement dans le navigateur Chrome.

C'est un goût acquis, mais vous pouvez également utiliser la saisie vocale pour modifier et mettre en forme du texte dans Google Docs.

Supprimer le formattage

Lorsque vous collez un bloc de texte dans un document Google, sa police et sa taille diffèrent du reste de votre document. Pour le rendre conforme, mettez le texte en surbrillance et effectuez l'une des trois opérations suivantes:

• Cliquez avec le bouton droit sur le texte en surbrillance et choisissez Effacer le formatage .
• Allez à Format> Effacer le formatage .
• Cliquez sur Texte normal dans le menu déroulant situé sous les options de menu Format et Outils.

Ajouter plus de polices

Dans le menu déroulant des polices en haut de votre document, choisissez Plus de polices pour ajouter de nouvelles polices à ce menu. Vous pouvez choisir parmi des centaines:

", " modalTemplate ":" {{content}} ", " setContentOnInit ": false} '>

Pour avoir une meilleure idée de l'apparence des différentes polices, consultez Google Fonts où vous pouvez afficher des exemples de phrases de chaque police. Vous pouvez également cliquer sur chaque phrase et la modifier selon vos propres mots. Lorsque vous trouvez une police qui vous convient, il vous suffit de rechercher son nom dans le menu déroulant des polices de Google Docs et de l'ajouter à votre liste.

Mode de suggestion

Arrêtez, collaborez et écoutez: lorsque vous travaillez sur un document partagé, vous pouvez modifier le mode de modification de sorte que Google Docs assure le suivi des modifications telles que Microsoft Word. Pour afficher vos modifications et permettre à vos collaborateurs de les accepter ou de les refuser, sélectionnez le bouton représentant un crayon dans le coin supérieur droit de votre document, puis cliquez sur Suggérer . Maintenant, lorsque vous éditez le document, les modifications apparaîtront sous forme de suggestions codées en couleur avec un commentaire à côté de chacune d'elles pour indiquer qui a effectué les modifications. Chaque commentaire a un bouton Accepter et rejeter.

Taguer quelqu'un dans un commentaire

Si vous souhaitez attirer l'attention de quelqu'un sur un commentaire que vous avez ajouté, vous pouvez le taguer. Lorsque vous écrivez votre commentaire, entrez le signe @ ou + et choisissez la personne que vous souhaitez associer au tag. Il ou elle recevra alors un courrier électronique pour les alerter de votre commentaire ou de votre question.

Marquez plus, faites moins défiler

Pour les documents longs, ajouter des signets signifie moins de défilement. Sélectionnez Insérer> Signet pour ajouter un signet à votre document. Une petite icône de signet bleue sera ajoutée sur le bord gauche de votre document.

Vous pouvez créer un lien vers un signet, ce qui est utile pour les longs documents, car vous pouvez créer une table des matières rapide en haut de votre document pour accéder aux différents signets. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le haut de votre document (ou sur un emplacement où un lien vers un signet peut être utile), puis cliquez sur Lien . Au lieu d'ajouter une URL, sélectionnez l'un de vos signets dans le menu déroulant ci-dessous, entrez le texte du lien, puis cliquez sur Appliquer .

Toutefois, vous n'avez pas besoin d'utiliser les liens de signets pour que les signets soient utiles. J'utilise un seul signet pour reprendre là où je l'avais laissée la prochaine fois que j'ouvre un Google Doc. Pour passer au signet suivant (ou, dans mon cas, au seul signet), maintenez les touches Ctrl et Commande enfoncées et appuyez sur N, puis sur B. Et pour passer au signet précédent, maintenez les touches Ctrl et Commande enfoncées et appuyez sur P, puis sur B. Les raccourcis clavier sont un peu encombrants, mais plus faciles à mémoriser si vous pensez aux touches représentant le signet suivant et le signet précédent .

Mode hors-ligne

Vous n'avez pas besoin d'une connexion Internet pour utiliser Google Documents, même si vous devez être connecté lors de la configuration de l'utilisation hors connexion (avec Chrome).

Depuis l'écran principal de Google Drive:

• Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur Paramètres .
• Cochez la case dans la section Hors connexion pour "Synchroniser les fichiers Google Documents, Feuilles, Diapositives et dessins sur cet ordinateur afin de pouvoir les modifier hors connexion".

Lorsque le mode hors connexion est activé, vous pourrez afficher et modifier vos documents, vos feuilles, vos diapositives et vos dessins lorsque vous serez déconnecté. Les fichiers seront synchronisés lors de votre prochaine connexion à Internet.

Rouler vos propres substitutions

Allez dans Outils> Préférences et vous verrez une liste de substitutions automatiques faites par Google Docs. La plupart impliquent le style dans lequel les fractions sont affichées avec quelques symboles et styles de flèche. Vous pouvez ajouter les vôtres, mais les substitutions basées sur la capitalisation d'un mot ne fonctionnent pas.

Clic droit pour la recherche

Pour rechercher la définition d'un mot sur la rapide, faites un clic droit sur le mot et choisissez Définir . Un petit panneau à droite de votre document contenant la définition du mot, ainsi que les synonymes, vous permet d’obtenir des informations sans quitter Google Documents.

De même, cliquez avec le bouton droit sur un mot et sélectionnez Recherche pour effectuer une recherche Google rapide dans le volet de droite. Tous les liens sur lesquels vous cliquez s'ouvriront dans un nouvel onglet, mais vous pouvez faire glisser les images des résultats de la recherche du panneau de droite directement dans votre document.

Historique des révisions

Cher n'est pas la seule personne qui souhaite parfois revenir en arrière. Si vous souhaitez revenir à une version antérieure de votre document Google Doc, accédez à Fichier> Afficher l'historique des révisions . Dans le panneau de droite, vous verrez une liste chronologique des versions horodatées de votre document. Choisissez-en un et cliquez sur Restaurer cette révision pour l'ouvrir.

Vous pouvez toujours revenir à l'historique des révisions et choisir une version plus récente pour revenir à vos dernières modifications. Il n’existe aucun moyen de perdre des modifications à l’aide de l’historique des révisions; le choix d'une version antérieure le déplace simplement en haut de la liste de l'historique des révisions.